Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları

Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik

09/10/2020 tarihli 31269 sayılı Resmî Gazete’de “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik” (Yönetmelik) yayımlanarak yayımı tarihi itibariyle yürürlüğe girmiştir.

Yapılan değişiklikler ile birlikte 28/11/2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’in ;

• Adı “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” şeklinde değiştirilmiştir.

Yönetmeliğin tanımları düzenleyen 4. Maddesinin 1. Fıkrasına aşağıdaki bent eklenmiştir ;

“j) Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS): Ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Ticaret Bakanlığı ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemini,”

Yönetmeliğin çağrı usulünü düzenleyen 10. Maddesinin 1.Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun genel kurul toplantılarına ilişkin esasları düzenleyen 29. Maddesinin 2. Fıkrası gereğince nama yazılı ihraç edilmiş olup borsada işlem gören paylar hakkında Türk Ticaret Kanunu’nun çağrının şekline ilişkin hükümleri uygulanmayacaktır.

Yönetmeliğin toplantı başkanlığı hükümlerini düzenleyen 14. Maddesinin 2. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Tek pay sahipli şirketlerde başkanlık oluşturulması ile genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunlu olmayacaktır.

Yönetmeliğin hazır bulunanlar listesini düzenleyen 16. Maddesinin 1. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Genel kurul toplantısına katılabilecekler listesi; Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından 6362 sayılı Sermaye Piyasası Kanunu’nun sermaye piyasası araçlarının kaydileştirilmesini düzenleyen 13. Maddesi uyarınca hazırlanacaktır.

Yönetmeliğin toplantıya katılma hakkını düzenleyen 18. Maddesinin 7. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Halka açık olmayan şirketlerde pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla toplantıda temsil edilebilmeleri için noter onaylı olmayan vekaletnamelerde noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesi gerekliliği yürürlükten kaldırılmıştır.

Yönetmeliğin toplantı tutanağının düzenlenmesini düzenleyen 26. Maddesinin 1. ve 5. Fıkralarında yapılan değişiklikler uyarınca;

• Genel kurul tutanağı, toplantı başkanlığı ile Bakanlık temsilcisi bulunması zorunlu olan veya 32. Maddenin 2. Fıkrası uyarınca talep üzerine Bakanlık görevlisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanacaktır.
• Toplantı başkanının, Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olan veya talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen toplantılarda Bakanlık temsilcisinin veya tek pay sahipli şirkette hazır bulunan pay sahibinin veya temsilcisinin imzalamadığı toplantı tutanakları geçersiz olacaktır.

Yönetmeliğin toplantının ertelenmesin düzenleyen 28. Maddesine eklenen fıkra uyarınca;

• Toplantı başlamadan önce, Türk Ticaret Kanunu ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması halinde toplantının ertelenmesi durumu hariç olmak üzere, erteleme üzerine yapılacak genel kurul toplantılarında esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse şirket sermayesinin en az ¼’ünü temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunması aranacaktır.

Yönetmeliğin bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluğunu düzenleyen 32. Maddesinin 2. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantıları , diğer şirketlerde ise gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının arttırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği ile birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantıları,
• Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantıları
• Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantıları,
• Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantıları,

dışındaki genel kurul toplantılarında, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık izine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurullarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunlu olmayacaktır.

Yönetmeliğin bakanlık temsilcilerinin niteliklerini düzenleyen 33. Maddesinin 2. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Elektronik ortamda yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin, elektronik genel kurul sisteminin işleyişi ve kullanımına ilişkin Bakanlıkça yapılacak eğitime katılması yeterli olup, eğitim sonucunda düzenlenecek sınavda başarılı olması şartı aranmayacaktır.

Yönetmeliğin bakanlık temsilcilerinin görev ve yetkilerini düzenleyen 34. Maddesinin 3. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Bakanlık temsilcisi toplantıdan sonra, hazır bulunanlar listesi, gündem ve genel kurul toplantı tutanağının bir nüshasını alarak, 1 hafta içerisinde, Bakanlık merkez teşkilâtında Genel Müdürlüğe, illerde il müdürlüğüne teslim edecektir.
• Bakanlık temsilcisi; genel kurul toplantısı sırasında, Kanun, esas sözleşme ve bu Yönetmelik hükümlerine aykırılık olmasına rağmen herhangi bir nedenle toplantı tutanağında belirtilemeyen hususlar ile herhangi bir sebeple toplantının açılamaması veya açılan toplantının tamamlanamaması gibi hususların varlığı hâlinde, rapor düzenleyerek diğer belgelerle birlikte Bakanlığa/il müdürlüğüne verecektir.
• Bu belgeler, Genel Müdürlüğe/il müdürlüğüne teslim edilmeden önce Bakanlık temsilcisi tarafından MERSİS’te ilgili alana yüklenecektir.

Yönetmeliğin bakanlık temsilcisi istenmesini düzenleyen 35. Maddesinin 1. Fıkrasında yapılan değişiklik uyarınca;

• Yönetim kurulu tarafından çağrısı yapılan genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması için; yönetim kurulu üyelerinden herhangi biri tarafından veya şirketi temsil ve ilzama yetkili kılınan kişilerce toplantının yer, gün ve saati bildirilmek suretiyle toplantı tarihinden en az on gün önceden Yönetmelik Ek-1’deki örneğe uygun olarak bir dilekçe ile fiziki ortamda veya MERSİS üzerinden elektronik ortamda müracaat edilmesi gerekecektir.
• Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkan bulunmaması ve 12. Madde uyarınca münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçesiyle de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi istenebilecektir.

Yönetmeliğin bakanlık temsilcisinin ücret ve giderlerini düzenleyen 38. Maddesinin 2. Ve 4. Fıkralarında yapılan değişiklikler uyarınca;

• Yurt dışında yapılacak genel kurul toplantılarında görevlendirilecek Bakanlık temsilcilerinin, kendi aylık/kadro dereceleri için 10/02/1954 tarihli ve 6245 sayılı Harcırah Kanununun 34. Maddesi uyarınca Cumhurbaşkanınca tespit edilen gündelikleri ilgili şirket tarafından karşılanacaktır.
• Bakanlık temsilcisi ücretleri, ücret ile ilgili tahakkuk edecek vergilerle birlikte ilgili muhasebe birimi hesabına yatırılacaktır.

• 38. Maddede yapılan değişiklikler, yayımı tarihinden 1 ay sonra (09/11/2020 tarihinde) yürürlüğe girecektir.

BERKER BERKER Hukuk Bürosu