Banka Mutabakatı (MT940) Nedir, Nasıl Yönetilmelidir?
Banka Mutabakatı nedir? Sözlük anlamı ile mutabakat “uyuşma” “anlaşma” demektir. Banka mutabakatı ise kurumun banka hesaplarında oluşan işlemlerle ilgili banka ile uzlaşması anlaşması anlamına gelir. Yani kurumun bankanın kayıtları ile kendi kayıtlarını karşılaştırması ve sonuçlar konusunda uzlaşmasıdır.
Bankalar ile nasıl mutabakat yapılır? Bankalar tarafından gönderilen hesap ekstresi ile kurumun yapmış olduğu kayıtlar karşılaştırılarak doğruluğu konusunda uzlaşılır. Bu karşılaştırma işlemi kişiler tarafından bankaların gönderdiği basılı ekstreler ile karşılaştırma veya dijital çağa uyumlu olarak banka tarafından gönderilen elektronik hesap özeti ile kurumların yazılımları arasında gerçekleştirilecek otomasyon ile yapılan karşılaştırma ve uzlaşma şeklinde yapılabilir.
Yaşadığımız dijital dönüşüm çerçevesinde bu mutabakatın elektronik ortamda ve otomasyonlar ile yapılması son yıllarda oldukça yaygın şekilde uygulanmaya çalışılmaktadır. Elektronik hesap ekstresi denildiği zaman en yaygın olarak bilinen ise MT940 formatında alınan hesap ekstresidir.
Elektronik hesap ekstresi teknik bir ara yüzdür. Yapılan otomasyon ise bu teknik ara yüz ile kullanılan yazılımlar üzerinden mutabakat yapılması şeklinde olmaktadır.
Bahsedilen teknik ara yüz yani elektronik banka ekstresi farklı formatlarda olabilmektedir. Aynı şekilde bu elektronik hesap ekstresi farklı protokoller ile alınabilir. En çok bilinen format MT940, MT942 dir.
Elektronik hesap ekstresinin otomatize edilmesinin iki önemli nedeni vardır.
-
Banka muhasebesi işlemlerinin otomatize edilmesi
Her iki nedende bir diğeri kadar önemlidir.
Ancak muhasebe otomasyonunun getirisi doğrudan yapılan iş sonucu ile hesaplanabilir.
Elektronik hesap ekstresi üzerinden yapılacak otomasyonun ana amacı insan emeğini en aza indirerek banka kayıtları, kurum muhasebe kayıtları ve ERP sistemlerinden doğrudan üretilen kayıtlar arasında mutabakatın sağlanmasıdır. Bu mutabakatın otomasyonu ile;
-
İnsan emeğini minimuma indirmek,
-
Denetlenebilir bir yapı elde etmek,
-
Günlük banka kaydı yaratabilir hale gelmek,
Ana amaçlarımız olmalıdır.
Bu amaçlarımızı hayata geçirirken düzgün bir otomasyon elde etmek için şu noktaları unutmamalıyız;
-
Hesap mutabakatı için kullanılabilecek tek format MT940 değildir. Ancak küresel kabul görmüş standartlar SWIFT tarafından üretilmektedir ve MT940 bunlardan biridir. Detaylı bilgi için ziyaret edin .
-
MT940 bir SWIFT formatıdır ve küresel standartlara sahiptir. MT940 sadece SWIFT sistemi üzerinden alınabilir. Başlamadan önce bu küresel formatın ne olduğunu incelemek ve bilgi sahibi olmak önemlidir. Bilgi edinmek için ziyaret edin .
-
Mail yolu ile ve/veya SFTP ile almakta olduğumuz ve MT940 dediğimiz hesap ekstreleri aslında MT940 formatına uyumlulaştırılmış banka hesap ekstreleridir.
-
Bu uyumlulaştırma sırasında bankalar kendilerine göre bazı yazılım uygulamaları kullandığı için uyumlulaştırılmış olan hesap ekstresi ile orijinal MT940 formatı içeriği arasında farklar oluşabilir.
-
Ülkemizdeki bankalar vermekte oldukları uyumlulaştırılmış hesap ekstreleri üzerinde müşteriler tarafından istenen bazı değişiklikleri yapabilmektedir ama bu global olarak yapılabilir bir şey değildir. Çoğu yabancı banka bu şekilde müşteriye özel değişiklikler yapmayı reddetmektedir.
-
Hesap ekstresini kendimize göre değiştirmek her zaman geçerli bir çözüm değildir. Bankaların sistemlerinde yaptıkları değişiklikler ile bize özel yapılan işlemler etkilenebilir ve işlerimiz aksayabilir. Bunun yanı sıra bankaların uyumlaştırdığı (MT940) hesap ekstreleri şirketiniz tarafından kullanılan global standartlara sahip sistemler (ERP, TMS) tarafından doğru şekilde okunamayabilir. Yapılacak olan otomasyon için mutabakat banka ile muhasebe sistemi – muhasebe sistemi ile doğrudan kayıt üreten diğer sistemler arasında kurgulanmalıdır.
-
Yapılacak olan mutabakat otomasyonunda bazı işlemler elektronik banka ekstresi bazı işlemler sistemler ve bazı işlemler doğrudan farklı yerlerden yapılır ise mutabakatın tek noktadan kontrolü zor ve kontrol edilemez olabilir. Bu sistemin kullanımını kolaylaştırmaz zorlaştırır.
-
Yapılacak işlemin sağlayacağı fayda basit şekilde elde edilecek fayda ile sistemin maliyeti karşılaştırılarak kararlaştırılabilir.
Bunu yapmak için şu formülü kullanabilirsiniz;
Banka Mutabakatı için harcanan toplam ay = toplam banka işlemi sayısı x ortalama işlem zamanı (dakika olarak) / aylık çalışma dakikası
Toplam Maliyet = Banka Mutabakatı için Harcanan Toplam AY x İnsan Gücü Brüt Maliyeti x Ortalama IT ve diğer katkılar maliyet % si.
Hedeflenen Verimlilik = Toplam Maliyet x Beklenen otomasyon %' si
100.000 işlem x 2 dakika / 9.000 (25 gün 6 saat çalışılması durumunda) = 22,2 AY
22,2 AY X 4.500 TL X 1,10 (%10 Ortalama IT ve diğer katkılar maliyeti)= 109.890 TL
Eğer otomasyon %80 sağlanabilir ise 109.890 x %80 = 87.912 TL
Bu hesaplamaya kendi rakamlarınızı koyarak böyle bir otomasyonun işletmenize ne kadar sürede geri dönüş sağlayabileceği ve yapacağınız işin verimli olup olmayacağına karar verebilirsiniz.
(Tüm hesaplamalar farazi rakamlar ile yapılmıştır)
Elektronik hesap ekstresi günlük olarak veya gün içerisinde farklı zamanlarda birkaç defa alınabilir. Aynı şekilde her bir hareketin tek bir kayıt olarak web servisler üzerinden alınması da söz konusu olabilir.
Hangi yöntemi tercih edersek edelim unutmayalım ki en önemli kriter zamanında, verimli ve kontrol edilebilir bir sistem yaratmaktır.
Bizim gözlemlediğimiz pek çok projede ve yapılan işte yukarıda açıklamaya çalıştığımız noktalar göz önüne alınmadan yatırımlar yapıldığı taktirde aynı işlerin tekrar tekrar yapılmak zorunda kaldığı ve zaman içerisinde kullanımı azalan ve terk edilen verimsiz işler yapılabilmektedir.
Dünya da bu işlerin nasıl yapıldığına bakmak, kendimize en uygun şekilde bu sistemleri ve yazılımları nasıl uygulayacağımızı seçmek ve bütün bunları yaparken önce bilgilenmek gerektiğini unutmayalım.