BT (Bilgi Teknolojileri) Dış Kaynak Kullanımında KOBI’lere Anahtar Tavsiyeler

Bilgi teknolojiler i dış kaynak kullanımı, genelde büyük firmalar ve yüksek anlaşma bedelleri ile gündemimize geliyor. Hâlbuki bu alan küçük ve orta ölçekli firmalar için de büyük avantajlar içeriyor.

İngiltere’de küçük ve orta ölçekli işletmelere yönelik yapılan bir araştırmanın sonuçlarına göre, katılımcıların %43’ü bilgi teknolojilerinde tamamen dış kaynak kullanımına gitmeyi hedeflediklerini belirtiyor. Türkiye’de Interpromedya tarafından KOBİ’lere yönelik gerçekleştirilen araştırmanın sonuçlarına göre ise, KOBİ’lerin teknolojiye harcadıkları toplam bütçenin %12’si dış kaynak kullanımına ayrılmış durumda.

Mevcut kullanım yüzdeleri kurumsal firmalardaki seviyeleri yakalamasa bile, uzmanların KOBİ’lere maliyetleri düşürmek ve verimliliği arttırmak için önerdikleri temel uygulamalar arasında dış kaynak kullanımı en ön sıralarda yer almaya devam ediyor.

Hibernia Evros Technology Group’un geçtiğimiz aylarda açıkladığı ‘IT Outsourcing – Size Doesn’t Matter. How SMEs Can Realise the True Power of Technology’ isimli raporda bilgi teknolojileri alanında dış kaynak kullanımından en büyük faydayı sağlayacak kesimin küçük ve orta ölçekli işletmeler olduğundan bahsediliyor. Söz konusu rapora göre, teknolojik gereksinimlerin günden güne çeşitlenmesi ve büyük bir hızla değişmesi KOBİ’lerin bünyelerinde her alanda yetkin bir birim kurmalarını veya uzman bir kişi bulundurmalarını gittikçe zorlaştırıyor. Bu da dış kaynak kullanımına olan ihtiyacı arttırıyor.

Yine, aynı grup tarafından yapılan bir pazar araştırmasına göre, KOBI temsilcileri bilişim teknolojilerinde dış kaynak kullanımına yönelmelerinin ilk üç nedeni aşağıdaki şekilde sıralıyorlar.

Peki, bir KOBI olarak BT alanında dış kaynak kullanımına nasıl geçiş yapabilirsiniz? Özellikle dikkat etmeniz gereken noktalar hangileridir?

Bu yazımızda, BT dış kaynak kullanımından en yüksek getiriyi sağlayıp, alakalı riskleri minimize edebilmeniz adına bazı anahtar yaklaşımları bir araya getirmeye çalıştık.

1. Doğru kapsamın belirlenmesi:

• Düşük riskli, yüksek maliyetli ve ana faaliyet alanınızın bir parçası olmayan operasyonların dış kaynak kullanımına açılmasına öncelik verin. Sizi rakiplerinizden ayrıştıran, firmanızın ana faaliyet alanını besleyen stratejik operasyonları, uygulamaları veya hâlihazırda verimli yürüyen süreçleri belirleyip, bunları mutlaka bünyenizde tutmaya özen gösterin. Takım çalışması, fikir alışverişi veya firmanız hakkında detaylı bilgi sahibi olunmasını gerektiren operasyonlar ilk aşamada dış kaynak kullanımına açmaya uygun olmayabilirler.

• Dış kaynak kullanımına kısa süreler için ve dar bir kapsam ile başlayıp servis anlaşmanızın süre ve kapsamını kademeli olarak arttırmaya çalışın. Bu şekilde, dış kaynak kullanımına açtığınız operasyon üzerindeki kontrolünüzü kaybetmeye karşı da bir önlem almış olursunuz. Yaptıkları işin kapsamını veya sundukları teklifi gereksiz detaylarla karmaşıklaştıran ve bu şekilde sizin yönetim ve takibinizi zorlaştıran servis sağlayıcılardan uzak durmaya özen gösterin.

• Servis sağlayıcınızdan almanız gereken altyapı ve servis düzeyleri firmanızın önceliklerine göre değişiklik gösterecektir. Mesela, bazı kritik uygulamalarınız için servis sağlayıcınızdan proaktif bir yaklaşım beklerken, başka uygulamalar söz konusu olduğunda sadece sorun çözücü bir yaklaşım sizin için yeterli olabilir. Bazı uygulamalar için servis sağlayıcınızın sektörünüz hakkında bilgi sahibi olmasına ihtiyaç duyabilirsiniz. Servis sağlayıcınızdan bütün ihtiyaçlarınızı dikkate alarak firmanıza özel bir anlaşma kapsamı belirlemesini talep edin.

2. Gerçek maliyetin çıkarılması:

• Dış kaynak anlaşmasının size doğurabileceği ekstra giderleri öngörüp, önlem almaya çalışın (anlaşma sonucunda firma içerisinde gerekebilecek işten çıkarmalar, oluşacak yeni kadroların eğitim bedelleri, çalışanların firma dışına taşınması nedeniyle doğabilecek ekstra telekomünikasyon bedelleri gibi). Ancak bütün bunları dikkate alarak dış kaynak kullanımı ile elde edebileceğiniz gerçek tasarrufu hesaplayabilirsiniz.

• Ücretlendirme ile ilgili olarak, servis sağlayıcınız ile tanımlı ve kapsamı belli operasyonlarınız için sabit bir bedel üzerinden, kapsamı belirsiz ve değişime açık operasyonlarınız için ise danışmanlık saati üzerinden anlaşmanız uygun olabilir.

• Servis sağlayıcınız ile olan ilişkinizin yönetimine de ciddi bir kaynak ve zaman harcamanız gerektiğini unutmayın.
3. Sağlıklı değerlendirme ve sürekliliğin sağlanması:

• Dış kaynak kullanımına açtığınız operasyonların başarısını hangi kriterler ile ölçeceğinizi anlaşma öncesinde net bir şekilde belirleyin. Bu aşamada, bağımsız üçüncü parti bir şirketten danışmanlık almanız servis sağlayıcınıza doğru soruları sorabilmeniz ve anlaşmanın kapsamını, teslim takvimini, performans kriterlerini baştan belirleyebilmeniz adına size ciddi faydalar sağlayabilir. Yapacağınız ilk anlaşma öncesinde alacağınız hukuki danışmanlık hizmeti, yaşayabileceğiniz sorunları baştan öngörüp önleyebilmek adına elinizi çok kuvvetlendirecektir.

• Servis sağlayıcı adaylarınızın teknik sertifikasyonlarını ve mevcut müşteri referanslarını kontrol etmeye özen gösterin.

• Herhangi bir anlaşmazlık çıkması durumunda, sorunun nasıl ele alınacağı ile ilgili bir süreç oturtun. Ayrıca, servis sağlayıcınız ile anlaşmanın dönem sonunda yenilenmemesi durumunda izlenecek geçiş sürecini mutlaka detaylandırın.
4. Etkili iletişim altyapısının kurulabilmesi:

• Dış kaynak sağlayıcınız ile düzenli iletişim kurmanıza imkân veren operasyonel bir altyapı kurun. Servis sağlayıcınızdan operasyonların gidişatı ile ilgili düzenli geribildirim sağlamasını talep edin. Projenin büyüklüğüne ve sizin için stratejik önemine göre günlük/haftalık/aylık olarak rutin bir iletişim takvimi oluşturmanız faydalı olacaktır. (verimli ve düşük maliyetli bir şekilde servis sağlayıcınız ile iletişiminizi en yüksek seviyede tutabilmek için Google Docs ve Skype dan faydalanabilirsiniz).

• Dış kaynak anlaşması sonucunda firmanızda ortaya çıkabilecek organizasyonel değişiklikleri ve değişiklik ihtiyaçlarını, çalışan memnuniyetsizlikleri ve işten çıkarılma korkularını mutlaka en iyi şekilde yönetmeye gayret edin.

• Servis sağlayıcınız bünyesinde birebir çalışacağınız kişilerle anlaşma imzalamadan önce görüşmeniz, sonradan yaşayabileceğiniz kişilik çatışmalarının önüne geçmenizde ve bu kişilerin teknik yeterlilikleri hakkında detaylı bilgi sahibi olmanızda kritik rol oynayabilir.