DERNEKLER DE ADIM ADIM GENEL KURUL

Dernek : Kazanç paylaşma dışında kanunlarla yasaklanmamış belirli ve ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere en az yedi gerçek veya tüzel kişinin bilgi ve çalışmalarını sürekli olarak birleştirmek suretiyle oluşturdukları tüzel kişiliğe sahip kişi topluluklarını” olarak yapılmıştır.

Genel Kurul ise  4721 Sayılı Türk Medeni Kanun madde 73,-Genel kurul, derneğin en yetkili karar organı olup; derneğe kayıtlı üyelerin toplanmasıyla oluşur. Şeklinde tanımlamıştır.

Bu kısa bilgiden sonra Derneklerde Adım Adım Genel Kurul ile ilgili öncesi ve sonrası ile ilgili bilgilendirme yapmaya çalışacağım.

Dernek Genel Kurulu, Dernek tüzüğünde belirtilen zamanlarda toplantıya çağrılır. Olağan genel kurul toplantıları,  en geç üç yılda bir dernek merkezinin bulunduğu yerde veya belirlenen yer ve zaman da  yapılır. Ancak; Dernek Genel Kurulu, yönetim ve denetim ku¬rulunun gerekli bulduğu durumlarda da olağanüstü toplantıya çağrılabilir.

Dernekler Yönetmeliğinin 15 inci maddesinde belirtilen usule göre toplantı gerçekleştirilir.

Buna göre Genel Kurul’un yetki ve görevleri:

• Dernek organlarının seçimi,

• Dernek Tüzüğünün değiştirilmesi,

• Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun raporlarının, gelir ve gider hesaplarının görüşülmesi ve ibra edilmesi,

• Bir sonraki dönem için düzenlenen Tahmini Bütçenin görüşülmesi ve aynen veya değiştirilerek kabulü,

• Dernek için gerekli taşınmaz malların satın alınması veya mevcut taşınmaz malların satılması hususunda karar ve Yönetim Kuruluna yetki verilmesi,

• Derneğin uluslararası faaliyette bulunması, yurt içinde ve yurt dışındaki kuruluşlara üye olarak katılması veya bunlardan ayrılması hususlarında karar ve Yönetim Kuruluna yetki verilmesi,

• Derneğin bir federasyona katılmasına veya federasyondan ayrılmasına karar verilmesi, bu federasyonda derneği temsil edecek delegelerin seçilmesi,

• Derneğin amaç ve çalışma konularına yönelik kararlar verilmesi,

• Derneğin feshi kararının verilmesi,

• Yasalarda, Dernek Tüzüğünde ve Dernek İç Tüzüğünde bulunan ve Genel Kurulca yapılması belirlenen diğer görevlerin yerine getirilmesi.

• Derneğin diğer organlarına verilmemiş görevlerin işlerin görülmesi

Genel Kurulun toplantıya çağrılması ve  öncesinde yapılması gerekenler;

Genel Kurul yapılmadan önce bir takım hazırlıklar yapılmalıdır. Bunları şu şekilde özetleyebiliriz.

– Genel Kurul  yapılması gereken tarihten en az 15 gün önce toplantıya çağrılmalıdır.

– Genel Kurulu kararını yönetim kurulu alır. Yönetim kurulu bu yetkisini kullanmazsa denetim kurulunun veya mahkemenin atayacağı kayyum kurulunun da genel kurulu toplama yetkisi vardır.

– Çağrı iadeli taahhütlü mektup ve basılı yayın yoluyla yapılabileceği gibi e-mail yoluyla da yapılabilir.

– Bu çağrıda genel kurulun yer, zaman, gündem, toplantı yeter sayısı gerçekleşmediği taktirde ikinci genel kurul toplantısının yeri ve zamanı yer almalıdır.

– İkinci genel kurul toplantısı ilk toplantıdan en erken 7 gün, en geç 60 gün içinde gerçekleştirilmelidir.

– Genel Kurul yapılmasına yönelik karar çağrının bütün unsurlarını içerecek şekilde çağrıdan önce alınmalı ve karar defterine işlenmelidir.

– Hazirun Listesi hazırlanmalı (Tüm üyelerin ismi yazılı olmalı ve imza yeri açılmalı )

– İç Denetim Raporu hazırlanmalı

– Faaliyet Raporu hazırlanmalı

– Mali Gelir-Gider Tablosu hazırlanmalı

– Oy pusula ve zarfı hazırlanmalı (seçimli genel kurul olması durumunda)

– Başka Gündem maddesi varsa belgeleri hazırlanmalı

Genel Kurul Toplantı usulü,

Genel kurula katılma hakkı bulunan üyelerin listesi toplantı yerinde hazır bulundurulur.

– Toplantı yerine girecek üyelerin resmi makamlarca verilmiş kimlik belgeleri (nüfus cüzdanı, ehliyet, pasaport), yönetim kurulu üyeleri veya yönetim kurulunca görevlendirilecek görevliler tarafından kontrol edilir.

– Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adlarının karşısına imza koyarak toplantı yerine girerler.

– Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı yönetim kurulu başkanı veya görevlendireceği yönetim kurulu üyelerinden biri tarafından açılır.

– Toplantı yeter sayısı sağlanamaması halinde de yönetim kurulunca bir tutanak düzenlenir.

– Açılıştan sonra, toplantıyı yönetmek üzere bir başkan ve yeteri kadar başkan vekili ile yazman seçilerek divan heyeti oluşturulur.

– Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazirun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur.

– Toplantının yönetimi ve güvenliğinin sağlanması divan başkanına aittir. Genel kurul, gündemdeki konuların görüşülerek karara bağlanmasıyla sonuçlandırılır.

– Toplantıda görüşülen konular ve alınan kararlar bir tutanağa yazılır ve divan başkanı ile yazmanlar tarafından birlikte imzalanır. Toplantı sonunda, tutanak ve diğer belgeler yönetim kurulu başkanına teslim edilir.

– Yönetim kurulu başkanı bu belgelerin korunmasından ve yeni seçilen yönetim kuruluna yedi gün içinde teslim etmekten sorumludur.

Genel Kurul toplantısından sonra ne yapılmalıdır?

23.11.2004 Tarihinde Resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 5253 sayılı yasanın 23. maddesine göre ‘Dernek genel kurul toplantısını takip eden 30 gün içerisinde Mülki idare amirliğine bildirmekle yükümlüdür’ düzenlemesi getirilmiştir, Yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren ve Dernekler Yönetmeliği Ek-3’te yer alan “Genel Kurul Sonuç Bildirimi” formunu doldurarak merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine vermeleri gerekmektedir. Genel kurul toplantısında tüzük değişikliği yapılması halinde; genel kurul toplantı tutanağı, tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni şekli, her sayfası yönetim kurulu üyelerinin salt çoğunluğunca imzalanmış dernek tüzüğünün son şekli, bu fıkrada belirtilen süre içinde ve bir yazı ekinde mülki idare amirliğine verilmelidir.

GENEL KURUL SONUCUNDA İSTENEN EVRAKLAR

– Genel Kurul Sonuç Bildirimi (EK 3)

(Seçimle gelen herkes yedekleriyle ve açık adresleri, uy/gün doğum tarihleri ve TC. kimlik numaralarıyla ayrıntılı olarak forma yazılmalıdır).

– DivanTutanağı (1 Adet)

Kamuya yararlı dernek statüsü bulunan dernekler ile bilanço usulü esasına göre defter tutan dernekler genel kurul sonuç bildirimlerini DERBİS sistemi üzerinden vermek zorundadır. Diğer dernekler ise merkezinin bulunduğu mülki idare amirliğine verebilecekleri gibi, istekleri halinde Dernekler Yönetmeliğinin 96’ncı maddesindeki şartları yerine getirerek DERBİS sistemi üzerinden de verebilirler.

Genel Kurul toplantısı, bir Derneğin en önemli görevlerinin başında gelir. Zira, Genel Kurul toplantısının usulüne göre yapılmamış olması, yapılmamış sayılacağı için Yönetim Kurulu ve Denetim Kurulu seçilmemiş olacak, alınan tüm kararlar geçersiz olacaktır. Yani, Genel kurul yapmak, sadece Divan tutanağı düzenleyip, Yönetim ve Denetleme kurulu üyelerini DERBİS sistemine girmekten ibaret değildir. Tüm Genel Kurul evraklarının tam ve düzenli olması gerekir.

KAYNAKLAR:

Türk Medeni Kanunu, Kanun No: 4721 Kabul Tarihi: 22.11.2001 RG: 08.12.2001- 24607

Dernekler Kanunu, Kanun No. 5253 Kabul Tarihi : 4.11.2004