Dijital Dönüşüm nedir?

Bizden Neler Bekliyor? Değişimi Kabul- Adaptasyon ve Esneklik

Dijital Dönüşüm, stratejik bir plan çerçevesinde dijital teknolojik gelişmelerin ve fırsatların iş yapış şekillerine, süreçlerine, yetkinliklerine ve modellerine onları hızlandıracak ve verimlilik sağlayacak şekilde dahil edilmesidir.*

Seçim mi, tercih mi yoksa zorunluluk mu?

Dijital dönüşüm artık bir seçim ya da tercih değil, tamamen bir zorunluluk. Çünkü bu değişimin dışında kalan tüm şirketler rekabet ortamında barınamayacak.

Bu dönüşümle birlikte şirketlerin; ürün ve servislerini yaratma ve geliştirme yöntemlerini, kişilerin birbirleri ile çalışma şekillerini, yöneticilerin takımlarını oluşturma metotlarını vb. birçok süreci değiştirmesi gerekecek. Bu değişimleri gerçekleştiremeyen şirketlerin başarılarını devam ettirmesi mümkün olmayacak ve piyasada yok olma tehlikesi ile karşı karşıya kalacaklar.*

Ne kadar kesin ve net ifadeler, farkettiniz mi? “Acaba” ya da “muğlak” ifadeler hiç yok.

Son dönemde iş dünyasında çok sık duyduğumuz “Dijital Dönüşüm” işte böyle bir şey. Hayatımızın tam ortasında kocaman duruyor ve onu bir an önce çok daha iyi anlamımızı bekliyor.

Peki dijital dönüşüm denen kavram neden bu kadar önemli ve özellikle son birkaç yıldır neden herkesin dilinde?
Olmazsa olmaz mı?
Şirketlerin, koca koca markaların bu uğurda aylar süren projeler yürüttüğü ve büyük bütçeler ayırdığı bu konuya nasıl bakmalıyız?

Tüm bu sorulardan hareketle gelin ufak bir “Dijital Dönüşüm Yolculuğu” ’na çıkalım.

Her şeyden önce “Dijital Dönüşüm” kavramının gerek internette, gerek bu konuyla ilgili yazılmış makale ve kitaplarda da görebileceğiniz birçok farklı tanımı var. Biz birçok yönünü kapsadığını düşündüğümüz için Yardımcı Prof. Dr. Zeki Pağda’nın tanımına yer verdik. Gelin bu tanımdan hareketle adım adım ilerleyelim.

Öncelikle Dijital Dönüşüm’ü gerçekleştirebilmek için, ilk yapmamız gereken şey, her şey de olduğu gibi, ihtiyacımızı en doğru şekilde analiz edip, belirlemek. İhtiyacımızın ne olduğunu iyi belirlememiz ve Dijital Dönüşümden ne beklediğimizi de çok iyi tanımlamamız gerekiyor.

Neden Dijital bir dönüşüme ihtiyacımız var ve daha önemlisi yapacağımız Dijital Dönüşüm’den ne bekliyoruz?
Bizi nereden nereye götürmesini istiyoruz?

Bunlar bizce çok önemli ve projeyi başlatmadan önce mutlaka detaylı cevaplanması gereken sorular.

Öte yandan ihtiyaçlar ve buna bağlı beklentiler de şirketten şirkete mutlaka farklılık gösterecektir.

Genelde hangi ihtiyaç ve beklentiler ile Dijital Dönüşüm projelerine gireriz? Birkaç örnek verelim.

Mevcut organizasyonunuzu daha çevik hale getirmek için,
Değişen teknolojileri, iş yapış şekillerinizde ve mevcut iş modelinizde daha etkili kullanabilmek için,
Müşterilerinize daha yararlı ürün ve hizmetler sunabilmek ve bunları yeni teknolojilere paralel çeşitlendirebilmek için,
Şirket içerisinde mevcut işlerinizi daha hızlı ve verimli yapabilmek ve şirket içinde dijital odaklı bir iklim yaratarak, “iyi bir dijital deneyim” yaşatmak için.

Örnekler çoğaltılabilir ve bu ihtiyaçların hepsi bir Dijital Dönüşüm projesi olabilir. Bundan sonra ne var derseniz?

İhtiyaç ve beklentiyi belirledikten sonra, 2.önemli nokta ise; “Vizyon ve Strateji” konusu.

Gideceğimiz yeri (vizyon) ve o yere nasıl gideceğimizi gösteren yol haritasını (strateji) bilmeden ve belirlemeden herhangi bir dönüşüm projesine girişmek bizce çok da anlamlı olmayacaktır.

Peki ihtiyacımızı belirledik, beklentimiz net ve vizyon-strateji noktasında da yönümüzü belirledikten sonra yapılması gerekenler neler? Artık yola çıkmaya hazırız.

Bir kere öncelikle şunu bilmemiz lazım. Bu süreç kolay bir süreç olmayabilir. Hatta birçok büyük şirketin bile, bu tarz dönüşüm işlerinde oldukça zor zamanlar geçirdiğini, hem kurumsal tecrübelerimizden, hem de danışmanlık deneyimlerimizden biliyoruz. Peki nelere dikkat etmek lazım?

Birkaç ufak ipucu bu süreçlerde işimize yarayabilir.

Öncelikle bu işin, yani bir dönüşüm yaratmanın zor olacağını bilerek bu işe adım atın. İyi planlama ve zamanı iyi yönetmek, yetkin ve iyi bir ekiple yola çıkmak her zaman işe yarayacaktır ama hiçbir dönüşüm sancısız olmaz. Bunu en baştan kabul edin ve kendinizi rahatlatın.
Organizasyonunuzun belli durumlarda bu dönüşüm için yetersiz kalabileceğini de (zaman ya da yetkinlik anlamında) baştan aklınızın bir köşesinde tutun. Her şeyi sizin yapmanız mümkün olmayabilir. Dışarıdan bu konuyla ilgili uzmanlardan danışmanlık almak, yeri geldiğinde ekibi eğitimle desteklemek ya da gerekli olursa organizasyon yapınızı da bu dönüşüme paralel yeniden gözden geçirmek ve belki de değiştirmek bu süreçte işinize yarayacak çözümler olabilir. Alternatifler hep aklınızın bir köşesinde olsun.
Siz Dijital Dönüşüm yaratmaya çalışırken, 2 şey hiç durmayacak. Mevcut işleriniz ve sürekli değişen teknoloji. İşlerinizi aynı şekilde devam ettirmek zorundasınız ve sürekli değişen & gelişen teknolojileri takip etmek durumundasınız. Bu anlamda esnek olmak ve değişimleri sürece yansıtma noktasında da bu esnekliği hızlı kullanmak durumunda olacaksınız. Unutmayın.
Birçok şeyi aynı anda düşünmek, yönetmek ve sonunda bazen tümden ve kökten, bazen de belli ölçüde değiştirmek durumunda olacaksınız. İnsanlar, yaptığınız iş, süreçleriniz, bugün kullandığınız ve yarın kullanacağınız teknolojiler ve tüm bunlardan doğan ve süre gelen alışkanlıklar yani kurum kültürünüz. Tüm bunları dönüştürürken, bazı noktalarda dirençle karşılaşmanız çok mümkün. Yeni olana alışmak ve var olan alışkanlıkları değiştirmek her zaman insanoğlunu zorlar. Bu noktada da bu dirence önceden hazır olun ve iyi bir iletişim planı ile tüm şirketi buna ortak edin. Çünkü insanlar benimsemedikleri, kendilerinden bir şey bul(a)madıkları şeyleri kabul etmekte ve yaşatmakta sıkıntı yaşarlar ve bu çok normaldir. Sizinle daha önce de Instagram hesabımız üzerinden paylaştığımız bir anket sonucunu, burada yeri gelmişken yeniden paylaşalım.

Dijital dönüşüm projelerinde görev alan yöneticilere sorulmuş bir soru bu:

Dijital Dönüşüm projelerinde hangisi daha zorlayıcı? Teknolojik Değişiklikleri hayata geçirmek mi? Yoksa Kültürel ve Organizasyonel Değişiklikleri hayata geçirmek mi?

Jabil Inc. verisine göre, ankete katılanların sadece %26’sı teknolojik değişimleri zor bulduğunu belirtmiş. Geri kalan %74’lük kısım ise, kültürel ve organizasyonel değişimlerin onları daha çok zorladığı konusunda hem fikir. Rakamlar çarpıcı değil mi? Buradan almamız gereken; ne kadar iyi teknolojik değişimler yapsak da, eğer bunları kültürel ve organizasyonel anlamda da hayata geçiremezsek, yani insanları “ Dijital Dönüşüm” hikayesini birlikte yazmaya ikna edemezsek , en mükemmel dijital sistemleri kullansak bile yaptıklarımızın aslında çok da yerini bul(a)mama ihtimali olduğunu gösteriyor. Bu da Dijital Dönüşümü “Dijital Kültür” e evirememek engelini içinde barındıran bir durum ve uzun vadede şirketler için tehlikeli ve daha maliyetli olabilir.

Dijital Dönüşüm sürekliliği olan bir kavram, daha doğrusu “yaptık, oldu, bitti” bakış açısına gelmeyecek bir olgu. Böyle bakarsak eğer, yaptığımız değişim bizi bir süre, bir yere kadar götürür ve sonra tıkanır. Ama bu dönüşümün ; sürekliliği olan, canlı, ihtiyaçları olan ve birçok başka şeyden beslenen bir kavram olduğunu anlar ve ona beslenmesi için olanak sağlarsak, organizasyonumuzda sürekli yaşar ve zamanla bizim çok çok önemsediğimiz “kültür” haline gelme durumunu doğal akışında, kendiliğinden gerçekleştirebilir. Bu kendiliğinden gerçekleşme hali, bu tür projelerde en istenen durumdur ve biz ondan artık “Dijital Dönüşüm” diye değil, “ Dijital Kültür” olarak bahsetmeye başlarız.

Ne demek istiyorum? Eğer bir şirkette yapılan bir dijital dönüşüm, o şirketteki herkes tarafından aynı şekilde anlaşılır, sahiplenilir ve yaşatılır ise zamanla o şirketin “kültür” ü halini alır ve zamandan ve insanlardan bağımsız, sürekliliği olan bir kavram olur. Dijital dönüşüm projelerinde esas olan, bu yolculuğun nihai hedefinin hep “Dijital Kültür” aşamasına geçmeyi başarabilmek olduğunun altının çizilmesidir.

Dijital dönüşüm mutlaka bir bütün olarak ele alınması gereken bir kavramdır aynı zamanda. Yani siz bugün şirketinizde müşterinize dokunan en önemli 2 sürecinizi belirleyip, bunları dijitalize etmek isteyebilirsiniz. Fakat bu kararı verirken, diğer süreçlerinizi de bu plana dahil etmezseniz ya da biri dijitalize edilmiş, diğeri edilmemiş 2 sürecinizin birbirinden nasıl etkilenebileceğini önceden düşünmezseniz, bu size zaman içerisinde daha büyük maliyetler yaratabilir. Bu nedenle, bu süreçleri mümkün olduğunca bütüncül bir bakış açısıyla ele almak ve şirket genelindeki tüm süreçlerin birbirinden nasıl etkilendiğini ya da etkileneceğini düşünerek sistematik bir şekilde planlamak en doğrusudur. Hemen dijital dönüşüme dahil edilmese bile, ne zaman edileceği ile ilgili öngörü ve planlamalar da bu noktada önünüzü daha rahat görmenizi sağlayacaktır.

Buraya kadar bizim dijital dönüşümden beklediklerimizi özetledik. Şimdi yazımızın sonlarına doğru gelirken, bir de “Dijital Dönüşüm bizden ne bekliyor?”, ona bakalım mı?

Dijital dönüşüm bizden; şimdinin, bugünün yanı sıra, geleceği ve gelecekte olacakları da düşünmemizi ve buna hazır olmamızı bekliyor. Çünkü o canlı ve her an değişebilir. Onun bu değişkenliğine ayak uydurabilmemiz için, bizim de değişimi her haliyle kabul eden, ona en hızlı şekilde adapte olma gücüne sahip ve aynı zamanda da olabildiğince esnek şekilde hareket edebiliyor olmamız en önemli şart. Bunları yapamıyorsak, zaten “Dijital Dönüşüm” karşısında 3-0 yenik başlamayı da kabul ediyoruz demektir.

Son söz olarak dostlar, şunu da bir kenara yazmakta fayda var.

Bu dönüşüm işlerinin her durumda, her şirkette ve her şekilde işleyen hazır ve net bir çözümü olmadığını kabul edelim. Hepimiz kendi şirketlerimize özel, en uygun Dijital Dönüşüm fırsatlarını görüp, en optimum çözümleri bulmak durumundayız.

O nedenle her dijital dönüşüm projesi kendi içinde biricik ve özel. Bu bakış açısıyla bakınca da, daha da kıymetli ve zevkli bir hal alıyor bu işler.

Hepimizin süreçlerini en verimli hale getirecek en iyi Dijital işlere imza atması dileği ile,

Bir sonraki yazıda görüşmek üzere,

Burcu Karaağaç Mutlu – Digital Institute

* Zeki Pağda- Dijital Transformasyon ve IK’ya etkisi- Şubat 2018-HBR Türkiye