E-arşiv, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun şekilde faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda korunması, ibrazı ve raporlanmasını kapsayan bir süreci kapsamaktadır. E-arşiv uygulaması elektronik fatura türü olarak da ifade edilebilir. E-arşiv sistemlerine çeşitli entegratörler aracılığı ile başvurmak mümkün olduğu gibi gelir idaresi başkanlığından da e-arşiv faturayı oluşturmak mümkündür.
E-arşiv kapsamında, elektronik ortamda oluşturulan fatura alıcısına kağıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli aslını oluşturur ve düzenleyen tarafından muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir. GİB’den e-arşiv izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı, elektronik ortamda muhafaza etmektedirler.
Kağıt ortamından yavaş yavaş uzaklaşarak elektronik yöntemler ile faturaların düzenlenmesine daha çok olanak sağlayan gelir idaresi başkanlığı e-arşiv fatura düzenleme zorunluluğunu 01.03.2022 tarihinden itibaren 2.000,00 TL olarak güncellenmiştir. Mükellef E-Fatura sistemine dahil olsun olmasın her şekilde düzenleyeceği fatura vergiler dahil 2.000,00 TL üzerinde bir tutarı ihtiva ediyor ise fatura elektronik olarak düzenlemeli ve alıcısına iletmelidir.
2.000,00 TL vergiler dahil olarak düzenlenen sınır, vergi mükellefi olmayan kişilere fatura kesilmesi halinde 5.000,00 TL olarak sabitlenmiştir. Örneğin bir ticari işletme, vergi mükellefiyeti olmayan herhangi bir nihai tüketiciye mal veya hizmet sattığı zaman 5.000,00 TL’ye kadar kağıt fatura düzenleyebilmektedir. Yurtdışına satışı gerçekleşen mal veya hizmet satışlarında da bu rakam 5.000,00 TL olarak baz alınmalıdır.
Firmalar isterlerse düşük tutarlı faturalarını da bu sistem üzerinden düzenleyebilmektedirler. Sistemin getirmiş olduğu yenilik sayesinde günümüzde kağıt fatura tasdik edilmesi ve kağıt olarak faturaların kesilmesi büyük ölçüde azalmıştır. Elektronik fatura sistemleri 2022 Türkiye’sinde oldukça yaygınlaşmış bir pozisyondadır.
E-arşiv sisteminde, 7 iş günü otomatik ters kayıt ve onay bildirimi gibi pek çok farklı akıllı algoritma hizmetleri sunulmaktadır. Günümüzde e-arşiv sisteminden yalnızca e-fatura sistemine kayıtlı olan kullanıcılar yararlanabilir. E-arşiv sistemine geçiş yapmak e-fatura kullanıcılarına büyük avantajlar sağlar . E-arşiv avantajlarına bakmak gerekirse aşağıda yer aldığı gibidir;
E-arşiv uygulamasına hizmet sağlayan entegratörler sayesinde, perakende sektörü başta olmak üzere çok sayıda fatura gönderimi yapan firmalar zaman, iş gücü, dağıtım ve arşivlemede tasarruf sağlamaktadırlar .
Herhangi bir tüzel veya gerçek kişilik iki farklı şekilde elektronik olarak E-Arşiv Fatura düzenleyebilmektedir. Bu yöntemlerden bir tanesi özel entegrasyon yöntemidir. Özel entegrasyon yönteminde ilgili mükellef herhangi bir özel entegrasyon firması ile ücreti mukabilinde anlaşma sağlayarak sistemin sunmuş olduğu kolaylıklardan faydalanmakta ve E-arşiv faturalarını ve E-Faturalarını düzenleyebilmektedir.
İkinci bir yöntem olarak ticari işletmeler herhangi bir entegrasyon firması ile anlaşma sağlamaksızın gelir idaresi başkanlığının sunmuş olduğu GİB E-Arşiv Portal uygulaması ile ücretsiz olarak elektronik e-arşiv faturalarını düzenleyebilmektedirler. Bu sistemden yalnızca E-Arşiv Faturalar düzenlenebilmektedir.
Gelir İdaresi Başkanlığının sistemi diğer portallara göre biraz daha fazla zaman alan ve bütün işlemlerin manuel olarak yapıldığı bir sistem olduğundan dolayı, ay içerisinde yüklü miktarda fatura düzenleyen ticari işletmeler genel itibari ile bu sistemi tercih etmeyerek özel entegrasyon yöntemine başvurmaktadırlar.
Ticari bir kazanç sağlayan her işte vergi mükellefiyeti gereklidir ve bu mükellefiyet dolayısı ile sağlanan kazançların belgelendirilerek yani faturalandırılarak resmiyete dökülmesi zorunludur. Faturalandırma işlemi son yıllarda elektronik ortamlara taşınmış haldedir. Faturalar, gerçekleştirilen her türlü ticari işlemin belgelendiği bir rapor niteliği taşımaktadır.
Temelde bu iki faturayı birbirinden ayıran iki özellik bulunur:
Örnek vermek gerekirse, e-fatura kullanıcısı olmayan tüzel kişilere ya da sizin son kullanıcınıza e-arşiv faturası göndermeniz mümkündür. Küçük ya da orta ölçekli firmalar e-fatura ve e-arşiv faturayı bir arada kullanarak son kullanıcılar da dahil herkese elektronik ortamda fatura gönderimi yapılabilir. Bu işlemleri gerçekleştirmek için firmaların bir entegratör firmaya ihtiyaçları bulunmaktadır. EDM bilişim bu yönde hizmet veren köklü bir kuruluştur.
Ülkemizde , e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımına bağlı olarak belirlenen usul ve esaslar ilk defa 397 sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle yürürlüğe girmiştir. Ardından sırayla 416, 421 ve 434 No’lu tebliğlerle Elektronik Defter ve Elektronik Fatura uygulamalarına ilişkin güncellemeler yapılmıştır. E-defter ve e-fatura kullanma zorunluluğu getirilen mükellefler bu tebliğler ile belirlenmektedir.
454 No’lu VUK tebliğ ile 421 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile zorunluluk getirilen mükelleflere ek olarak elektronik defter tutma ve elektronik fatura uygulamasına dâhil olma zorunluluğu getirilen mükelleflerin kapsamının genişletilmesi ve ihracat işlemlerinde e-fatura uygulamasına ilişkin usul ve esaslar yeniden belirlenmiştir.
433 No’lu VUK genel tebliğle de Vergi Usul Kanunu uyarınca kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve bir örneği elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan e-arşiv uygulamasına ilişkin usul ve esaslar belirlenmiştir.