E-fatura kullanıcılarının hakim olduğu, e-fatura ile yeni tanışanların ise merak duyduğu konulardan birisi e-fatura durum kodlarının ne anlama geldiğidir. ister satıcı, ister alıcı olun, her iki durumda da e-fatura takibi yaptığınızda farklı durum kodları ile karşılaşırsınız. Bu kodların ne anlama geldiğini bilmediğinizde ise e-faturanızın durumunu doğru bir şekilde kontrol etmeniz mümkün olmaz.
Elektronik faturaların gönderiminde Gelir idaresi Başkanlığı tarafından gelen hata kodları “e-fatura durum kodu” olarak adlandırılır. E-fatura durum kodları toplamda 36 adettir. Karşılaşabileceğiniz e-fatura durum kodları ve anlamları kısaca şu şekildedir:
E-fatura sürecinde öncelikle gönderici söz konusu zarfı hazırlayıp Merkez Birime gönderir. Bu birimde zarflar kuyruğa alınır(1000*). Kuyruk sırası geldiğinde ilgili zarf işleme alınır (1100*). şema ve Schematron kontrollerinden geçen zarf zip formatında değilse, zarf ID numarası 32 karakterden fazlaysa, zarf arşivden alınamadıysa, zip dosyası açılamıyor veya bir dosya içermiyorsa hata kodları görüntülenir. Zarfın içindeki dosya XML formatında değilse, XML, Zarf ID ve zip dosyasının adları eşleşmiyorsa ekranda yine hata kodu çıkar. Schematron kontrolünden hata alan, geçersiz versiyon hatası veren, xml şema kontrolünü geçemeyen, imza kontrolleri sağlanamayan, yetki konusunda hata gösteren e-faturaların yeniden gönderilmesi gerekir. Devam eden süreçte kullanıcı ve sistem hataları ortaya çıkabilir. Bu durumlarda çıkan kodları yine takip etmeniz gerekir. Ardından 1200 kodu alındığında zarfın başarılı bir şekilde işlendiği anlaşılır. Bu aşamadan sonra döküman gönderimine ilişkin problemler yaşanırsa çeşitli hata kodları ile karşılaşılabilir. 1300 kodu alındığında e-fatura işlemi başarıyla tamamlanmış olur.
E-fatura durum kodları doğrultusunda fatura üstünde bazı değişiklikler yapılması gerekebilir. Yeniden gönderilmesi gereken faturalarda sistemsel olmayan hatalar giderilerek tekrar gönderim sağlanır. Ancak sistemsel hatalarda tekrar gönderim yapılamayabilir. Bazı durum kodlarının sonunda * ibaresi bulunur. Bu ibarenin bulunduğu kodlarda yeniden gönderim yapılırken aynı ETTN ile gönderime izin verilmez. Sonunda işaret olmayan kodlarda ise aynı ETTN ile gönderim yapılabilir. Elektronik işlemlerinizin kontrolünü sağlamak için yararlanabileceğiniz pek çok hizmet ve dijital ürün, Orka’nın bünyesinde bulunur. Orka güvencesiyle e-fatura işlemlerinizi sistematik ve düzenli bir şekilde yönetin. E-defter, e-arşiv, e-ticaret gibi farklı dijital süreçlerde olduğu gibi e-fatura çözümlerinde de Orka hizmet ve ürünlerini keşfedin.