Etkili Retrospektifler için Öneriler ve Bazı Araçlar

Daha önceki blog yazımda Agile süreçleri ve takımlarının olmazsa olmazı yani sürekli iyileşme ve öğrenmeyi sağlamak için Agile Retrospektifleri yapmamız ve karar verilen aksiyonları hayata geçirmemiz gerektiğini paylaşmıştım.  Retrospektifleri sadece Scrum etkinliklerinden biri olarak değil takımımızın gelişmesine  yönelk hem işleyişimiz hem de takım içi davranışlarımızı objektif  verilerle değerlendirdiğimiz bir fırsat olarak düşünmek en doğrusu. Retrospektiflerin bu amaca hizmet edebilmesi için retrospektif fasilitatörünün  toplantıya herkesin katılımını sağlayacak, verileri toplayacak, karar alınmasını sağlayacak bir toplantı akışını önceden hazırlaması önemlidir. Retrospektifler sadece Scrum değil, Kanban veya hangi çerçevede çalışıyorsak düzenli yaptığımızda muhakkak faydasını göreceğimiz  denetleme ve geliştirme etkinlikleridir.

Bu sebeple bu yazımda Scrummasterlera ve Agile Koçlarına etkili retrospektifleri fasilite edebilmeleri için  bazı öneri ve bir kaç etkili aracı paylaşacağım. Bu araçlar için daha fazlasına Ben Linders ve Diane Larsen’in kitaplarından ulaşabilirsiniz.

• Agile Retrospectives/ Derby &Larsen
• How do I know agile is succeeding?
• Getting value out of Agile Retrospectives/Ben Linders

Bazı Öneriler;

• Retrospektif toplantısının iyi bir şekilde fasilite etmek için ve sonucunda takımın işine yarayacak aksiyonları taahüt edebilmesi için 5 aşamada toplantının akıtılması önerilir. Özellikle yeni bir Scrummastersanız bu akışı kullanmanız ve öncesinde bu akışı sağlayacak aktiviteleri düşünmeniz iyi olacaktır.

1. Tüm katılımcıları toplantıya ısındırmak ve hazırlamak için bir giriş
2. İyileştirilmesi gereken konu üstünde tüm veri ve bilginin paylaşılması
3. Bu veriler ışığında fikirler ve önerilerin geliştirilmesi
4. Geliştirilen fikirlerin değerlendirilmesi ve kararların alınması
5. Taahütün verilmesi ve toplantının kapatılması

• Toplantıda tüm katılımcıların konuşabilmesini sağlamak, sadece sesi yüksek çıkanların değil herkesin katılımını teşvik etmeyi sağlamanız.
• Takımın kendi krarlarını almasını sağlamak, kısıtlar dahilinde kendi kendine yönetebileceği ve taahüt edebileceği çıktılara ulaşmasını desteklemeniz.
• Ve en önemlisi Retrospektif fasilitatörü olarak en büyük sorumluluğumuz doğru cevapları vermek değil, fikir üretmeye ve akışı düzgün bir şekilde akıtabilecek doğru soruları sormak olduğunu hatırlamanız.

Bazı Araçlar;

Starfish/ Denizyıldızı

Tanım: Retrospektif toplantılarında sorulan 3 sorunun( iyi gidenler/gelişmesi gerekenler/kötü gidenler) geliştirildiği bir yöntemdir .

Beklenen Fayda: Takımın fırsat ve problemleri tanımlayabilmesini sağlar. Bu sayede takımdaki üyeler toplam resimde nelerin iyi gittiğini, nelerin geliştirilmesi gerektiği ve başarısızlıkları daha net görebilir.

Ne zaman Kullanılır?

Takımın olgunluk seviyesinden bağımsız her takım ve her türlü durum için uygulanabilir. İterasyon gözden geçirilirken olumlu aksiyonlar ile daha az etkisi olan aksiyonların net bir şekilde takımın farkına varması sağlanır.

Kullanılacak Araç: Flipchart, post it

Zaman: 45 dk

Nasıl Yapılır?

1. Beyaz tahta yada flipcharta aşağıdaki resimdeki gibi bir daire çizilir ve daire 5’e bölünür. Alanlar aşağıdaki gibi kategorilere ayrılır;

• Durdur
• Daha Az
• Koru
• Daha Fazla
• Başla

1. Takımlara iterasyondaki deneyimlerine istinaden 5 dk lık beyin fırtınası seansı başlat. Düşüncelerini flipcharta post it ile yapıştırmalarını iste.
2. Durdur kategori alanından başlayarak saat yönünün tersine doğru ilerle.
3. Takımdaki her bir bireyin 3 dk süre içerisinde ilgili alandaki konuları okumalarını iste.
4. 5 dk zaman kısıtlı süre içerisinde takımdaki üyelerin ilgili alanda alacakları aksiyonlar konusunda hemfikir olmasını sağla.
5. Her bir bölüm için aynı süreci çalıştır.
6. Başla kategorisi için takım için önemli olan bir alanda odaklanarak aksiyonların belirlenebileceği ekstra bir adım koyabilirsin.

Sonuçta şöyle bir çıktınız olacak, bu dairedeki aksiyon listesinden bir sonraki Sprint için yapmayı taahüt edilenler belirlenerek ilerlenir.

Yelkenli

Tanım: Takımla yelkenli arasında benzetme yaparak takıma amaçları, engelleri, başarılı pratikleri, riskleri adreslemeye ve aksiyon almaya yönelik ilginç ve basit bir araçtır.

Beklenen Fayda : Bu çalışma ile takımın vizyonu tanımlanamasını, amaçlarına ulaşmak için onları engelleyen ve onlara güç katan faktörleri belirleyerek aksiyon almalarını sağlanır.

Ne zaman Kullanılır?

Basit bir tekniktir, herhangi bir olgunluk seviyesindeki takıma uygulanabilir. Aynı ürün kapsamı üzerinde 1 den fazla çalışan takım varsa ortak çalışmalarını desteklemek ve takımları ortak ürün kapsamı etrafında birleştirmek için de kullanılabilir.

Takım içindeki bireyleri aynı geminin içindeyiz argümanıyla ortak hareket etme duygusunu ve iradesini pekiştirmek için kullanılabilir.

Kullanılacak Araç: Flipchart, beyaz tahta, tahta kalemi, renkli post itler

Zaman: 50-60 dk

Nasıl uygulanır?

1. Denizin üstünde bir yelkenli resmedin. Resim üstüne geminin varacağı adalar, denizin altında kayalar, bulutlar, rüzgar ekleyin.

• Adalar takımın her gün uğraştığı ve varmaya çalıştıkları ana hedefi temsil eder.
• Deniz içerisindeki kayalar takımın hedef giderken karşılaşılacak riskleri temsil eder.
• Yelkenlinin çapası takımı yavaşlatan faktörleri temsil eder.
• Bulut ve rüzgar yelkenin hedefe ulaşmasını destekleyen ve güç katan unsurları temsil eder.

Takıma bu benzetmeler ile ilgili bilgi ver.

1. Takımın vizyon ve hedefini belirtmelerini iste ve büyük harflerle tahtaya yaz.
2. 10 dk zaman içinde takıma yukarıdaki unsurlar dahilinde her alan için düşüncelerini post itlere yazmalarını iste.
3. Her bir kişiye 5 er dk vererek fikirlerini diğerleriyle yüksek sesle sırayla paylaşmalarını talep et.
4. Bu aşamada takıma bulut ve rüzgarın temsil ettiği, takıma güç veren iyi pratikleri nasıl koruyacakları ile ilgili tartışmalarını iste. Zaman: 5 dk
5. Daha sonra riskleri nasıl minimize edecekleri ve baş edebileceklerini tartışmalarını iste. Zaman: 5 dk

Tek Kelime Oyunu

Tanım: Bu teknik takıma takım içi davranışlar ve duyguları ele alması için yardımcı olur. Son iterasyon ve takım içi davranışlar ile ilgili bir kelime ile özetleyerek durumu gözlemleme ve buna yönelik aksiyon almak üzere takımı hareket ettirmeye yarar.

Beklenen Fayda: Takım içinde saygı ve işbirliğinin gelişmesi için takımdaki kişilerin duyguları ve takımın performansını etkileyen olumsuzlukları tartışılabildiği bir tekniktir. Takım üyelerinin duygularını iyi bir şekilde ifade etmesine ve sorunlu çözülmesi için adımları belirlemesini sağlar.

Ne zaman Kullanılır?

Takım içinde hassas durumlar oluştuğu zamanlarda bu teknik kullanılır. Aynı zamanda takımdaki üyelerin retrospektif toplantısına hazır olup olmadığını kontrol etmek için de kullanılması iyi olabilir. Eğer bu uygulamada takımın sorunlu konuları ortaya çıkarsa retrospektifin gidişatı bu bulgulara göre ilerler.

Kullanılacak Araçlar: Flipchart

Zaman: 45 dk

Nasıl uygulanır?

1. Tüm takım üyelerine son iterasyonla ilgili duygularını ifade etmeleri için 1 kelime söylemelerini iste.
2. Her kelimeyi yüksek sesle tekrarla ve flipchartta herkes tarafından görülecek şekilde yaz.
3. Böyle düşünmelerinin nedenini sor.
4. Takım üyelerinin ifade ve kelimelerini kullanarak tartışmalarını sağla.
5. Takım üyelerinin mutabık kaldığı konuları, meseleleri listele.
6. Takımın anlaşmaya vardığından emin ol ve gelecek iterasyonda sorunları çözümlemek içinalacakları aksiyonları iste.

Bu çalışmayı yaparken;

• Bu tekniğin iyi bir şekilde yönetilmesi için takımda konuların tartışılabileceği açık, şeffaf , güvenli bir ortam oluştuğundan emin ol.
• Tüm takım üyelerinin görüş ve duygularına saygı duyulduğundan emin ol.
• Bu çalışmanın sonunda takım üyelerinin kendilerinin dinlendiğinden ve sorunlarına çözüm bulunduğundan emin olarak ayrılmalarını sağla.
• Duyguların ortaya dökülmesi riskli bir süreç olduğundan konuların ortada kalmadan netleştirilmiş olmasına dikkat et.

Bu yazımda etkili retrospektifler için bazı öneriler ve araçları paylaştım. Bu konuda daha detaylı bilgi almak ve diğer araçlar için [email protected] üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.