Şirketlerde son zamanlarda yaygın olan KPI kavramı, İngilizce Key Performance Indicator kelimelerinin baş harfi olup, Türkçesi anahtar performans göstergeleri anlamına gelmektedir. Şirketler KPI raporları ile belirli periyotlarda ne kadar büyüdüğü, hedeflerinin gerçekleşme durumları, satış temsilcilerinin başarı oranları, ihracat performansları gibi bir çok metrikleri karşılaştırıp kapsamlı bir şekilde bilgi sahibi olma imkânı bulmaktadırlar.
Şirketlerin bahse konu değerlendirmeleri yapmaları, nasıl büyüdüklerini ölçebilmeleri için birçok yöntem var elbette ancak. Hata olasılığını minimize eden, şirketin nasıl büyüdüğünü adım adım gerçek rakamlarla okuyup yorumlayabileceğiniz raporlar KPI raporlarıdır.
KPI raporları, girişimci küçük işletmelerden, KOBİ boyutunda ve binlerce çalışanı olan büyük şirketlere kadar her türlü işletme tarafından kullanılır ve kullanılması gerekmektedir.
Bir çok şirket için ve hatta şirketlerin departmanları için KPI türleri vardır. İK ekibinin performans KPI raporu, turn-over raporları, çalışan başına gelir gibi bir çok rapora ihtiyaç duyulabilir. Satış departmanının, toplam satış hacmi, satış başına maliyet, en iyi müşteri, en çok ihracat yapılan ülke, finans departmanının kâr marjı, geçmiş periyotlara göre performans ölçümleri gibi onlarca KPI hazırlanabilir.
KPI raporları doğru hazırlandığı taktirde şirketler için çok önemli faydaları vardır. En önemli faydalarından birisi şirketin performansını sürekli olarak görmesi ve kendini geliştirmesidir. Şirketler performanslarını ölçemezse hedeflerini belirleyemezler veya yanlış hedefler belirleyebilirler. Yanlış belirlenen hedefler şirketin zarar etmesine, moral ve motivasyonların düşük olmasına sebep olabilir. Büyüdüğünü düşünen şirketler yerinde sayıyor olabilir. Kâr ettiğini düşünürken zarar ediyor olabilirler. Bu sebeple KPI raporları hazırlanırken dikkat edilmesi gereken en önemli 7 özelliği aşağıda belirtmek istiyorum.
Gerçeği yansıtmayan raporlar, karar vericilerin yanlış kararlar almasına, alınacak stratejik bir kararda geç kalınmasına sebep olabilir. Dolayısıyla şirketin verimliliğine, kârlılığına ve büyümesine zarar verir. Zarar eden şirketlerde sermayedarlar mutsuz olurlar ve bu mutsuzluk çalışanlara sirayet ettiği için motivasyon düşük olur.
KPI raporlarında belirlenen hedefler şirket için ulaşılması imkânsız olmamalıdır. Hedeflere ulaşılamadığında motivasyon kaybı yaşanır ve başarı zamanla düşer. Başarının baba adayı çok olur ama başarısızlığı kimse sahiplenmek istemez. Sürekli günah keçisi aranır.
KPI raporları hazırlanırken önceki başarılar, tecrübeler kıstas olarak alınmalıdır. Dönemsel sıkıntılar öngörülmelidir. Örneğin; covid19 pandemisi tüm bildiğimiz kuralların baştan yazılmasına sebep oldu. Oteller yazın çok iyi iş yapacağını planlarken covid19 pandemisi sebebiyle otellerin kapanması gibi.
Ölçmediğinizi yönetemezsiniz. Cirolar iyi çıktı diye bir birim yoktur. Kime göre, neye göre iyi? Biraz iyi tabiri kaç birime tekabül etmektedir. Sana göre iyi çıkan ciro, ötekine göre düşük olabilir. Bu sebeple hedeflerin bir dayanağı olmalı ve sonuçların ölçülebilir bir değer olması gerekir.
Hazırlanan KPI hangi dönemi kapsamaktadır. Başlangıç ve bitiş tarihi nedir. Hangi hafta, ay, yıl gibi dönemlerin karşılaştırılması yapılmalıdır. Önceki ay, önceki çeyrek, önceki yıl gibi periyotlara göre performans analizleri yapılmalıdır. KPI’lar herhangi bir zaman dilimleri için hazırlanmalı ki belirlenen hedeflere ulaşılıp ulaşılamadığı somut bir şekilde tespit edilebilsin.
Amaçsız bir raporun varlığından söz etmek mümkün değildir. Rapor ne için hazırlandı? Müşteri performansını ölçmek mi yoksa aylara göre büyümenin karşılaştırılması için mi veya bu ayın önceki aya göre satış rakamlarının kıyaslanması için mi? Her KPI raporu bir amaç doğrultusunda hazırlanmalıdır.
Hazırlanan KPI raporları iş olsun diye hazırlanmamalıdır. KPI raporunun kime, hangi departmana veya şirkete ne faydası olacağı konusu 360 derece değerlendirilerek hazırlanmalıdır. Kimsenin işini görmeyen bir KPI raporunun kime faydası var. KPI raporu hazırlanırken tüm departmanların görüşü alınmalıdır.
Özetlemek gerekirse; yukarıda 7 madde ile değerlendirdiğimiz konular netleştikten sonra KPI raporlarını hazırlayabilirsiniz. Sadece KPI raporu hazırlamak yetmiyor, belirli dönemlerde ve tarihlerde, departmanlar ile oturup KPI raporları incelenmeli, eksikler varsa revizyonlar yapılmalı, hedeflere ulaşılamıyorsa çözüm önerileri getirilmesi sonuçlar sürekli gözden geçirilmelidir.
Soner Yenimol