Microsoft Access ya da Microsoft Office Access olarak adlandırılan program ilişkisel veri tabanı yönetim sistemidir. Microsoft Access,
excele
benzeyen bir mantıkla çalışır.
Microsft excel
e ek olarak hem kod kullanarak hem de yazılım bilmeden de arayüzler oluşturabilirsiniz. Küçük ölçekli verilerin kayıtlarının tutulmasında ve işlenmesinde oldukça kullanışlı bir programdır. Microsoft Access veritabanı yönetim sistemlerine 1991 yılında Access 1.1 ile girmiştir. Son sürümü 2013 yılında piyasaya sürülen Access 2013 oldukça kolay kullanışlı ve popüler bir veritabanı programı olmuştur. Bu şekilde popüler olmasında hiç yazılım bilmeyen kodlardan anlamayan bir kullanıcının bile rahatlıkla Access programını rahatlıkla kullanması önemli bir etken oluşturmuştur.
Microsoft Access kullanarak neler yapılabilir sorunun cevabı oldukça uzun verilebilir. Microsoft Ofis excelde neler yapılabiliyorsa üzerinde çok daha fazla özellik eklenebilir. Basitçe şöyle ifade edelim; Access programını gerekli olan verilerin tutulduğu bir veri havuzu şeklinde kullanıp gerekli olduğunda kolayca sorgulama yapıp arama yapıp verilerinizi alabileceğiniz bir ortamdır. Bu işlem excelde de yapılıyor diye düşünebilirsiniz. Haklısınız ama excelde açık bir sistem vardır. Yani yanlış bir işlemde hücre içerisine yazdığınız kodlar silinebilir veya bütün veriler karışık bir halde durur. Buna ek olarak excelde sorgulama yapmak oldukça sınırlıdır.
Access de (okunduğu gibi yazılırsa akses olarak da ifade edilebilir) sihirbaz olarak ifade edilen kullanıcıya yardımcı olan uygulamalar bulunmakta ve sihirbazlar kod bilmeyen birinin yazılım kullanmadan da sorgu, form, rapor alanları oluşturmasına imkan verir.
Access derslerine ilk başladığınız zaman önce excele benzer verilerin kaydedildiği bir alan gösterilir. Bu alanda önce verilerin başlıkları belirlenir. Ve bu başlıkların bulunduğu kolonlara gelecek değerlerin tipleri belirlenir. Örneğin TC kimlik no yazılacak alana sayı tipi seçebilirsiniz. Bu alanı oldukça fazla detaylandırabilirsiniz. Örneğin TC kimlik numarası karakter sayısından fazla değer girmesine izin vermeyebilir.
Microsoft Ofis Access kullanarak bakkal borçlu defteri örneği oluşturarak Access neler yapabilir sorusunun cevabını kafamızda daha netleştirelim.
Bakkaldaki kayıt defterinde yazılan yazıları gözümüzden geçirelim. Borçluların isimleri soy isimleri belki borçlandıkları tarihleri ve borç miktarları bulunmaktadır. Access de böyle bir defter hazırlamak için önce bir tablo oluşturmamız gereklidir. Bu tabloda ad soyad borçlanma tarihi ve borç miktarı başlıkları hazırlanır. Tabloyu oluşturduktan sonra artık verileri tabloya yazabiliriz. Şimdi akla gelen soru şu; bu tablo excel tablosunun aynısı bu tablo nasıl kullanılacak. Excel de bu tablo üzerinde doğrudan işlem yapılsa da Access de bu tablo arka planda durur. Ve bu tablo çok fazla gözükmez. Bu tabloya kayıt eklemek veya silmek için form adı verilen bir arayüz oluşturmamız gereklidir. Bu arayüzü oluşturmak için kod bilmeye gerek yoktur. Bu alanı oluştururken programda bulunan sihirbazları kullanmamız yeterli olacaktır. Oluşturduğumuz form arayüzünde tabloda yazdığımız başlıkların eklenebileceği textbox ya da metin kutuları bulunmaktadır.
Bu forma eklediğimiz metin kutuları ve textbox lara yazdığımız veriler tabloda bulunan uygun başlıkların altına gider. Daha sonra sorgu sihirbazı kullanarak verilerle ilgili sorgular oluşturabiliriz. Bu oluşturduğumuz sorguları daha önce hazırladığımız forma bağlayarak ilişki kurarak borçlu kişinin bilgileri getirebiliriz. Daha sonra gelen bilgiler üzerinde değişiklik yaparak kayıt tablosuna bu verileri gönderebiliriz. Böylelikle basit bir bakkal borçlu defteri programı oluşturabiliriz. Bu örnek Access de yapılabileceklerin kafamızda canlanması için basit bir örnek olarak değerlendirilebilir.
Access programında işlemlerin sihirbazla yapılması ve kullanılan alanların kolay anlaşılır olması yeni başlayanların gözünü korkutmadığı için oldukça fazla kullanıcı kitlesine ulaşmıştır. Sihirbazlar ile kod yazmadan işlemler yapılabildiği gibi visual basic kodları ile de kolay Access programları yapılabilmektedir. İnternette ilgilendiğiniz kodları yazdığınız zaman belki çok fazla Türkçe kaynak olmasa bile İngilizce çok fazla kaynak bulunabilmektedir.
Örneğin muhasebe programına benzer bir program yapmak istiyorsunuz ve bu programda rakamla yazılan para miktarını yazıya çeviren bir form alanı istiyorsunuz. Access de hep hazır sihirbaz uygulamasının faydalarından bahsedildi. Ama rakamı yazıya çeviren bir sihirbaz eklentisi yok. Bu durumda yapılacak olan bu işi yapan kodları içeren bir modül bulmak. Bu modülü bulup basit bir iki alanı değiştirerek form üzerinde yazılan rakamı yazıya dönüştüren bir form uygulaması yapabilirsiniz. Burada önemli olan biraz araştırma ama daha önemlisi sabır. Unutmayın bir şeyin peşine tam olarak düşen ona mutlaka ulaşır.