Personel Özlük Dosyası Nedir ve Nasıl Hazırlanır?

Şirketlerin çalışanlarına dair bilgileri kayıt altında tutması, kontrol edebilmesi ve arşivleyebilmesi hem yasal bir gereklilik hem de işletmenin stratejileri için gerekmektedir. Bu nedenle de şirketlerin personel özlük dosyası tutması gerekir. Yasal gerekliliğin yerine getirilmesi için bu dosyanın oluşturulmasında belirli şartlar vardır ve bu düzenlemeler Sosyal Güvenlik Mevzuatı ile belirlenmiştir. İşletmelerin, Sosyal Sigortalar İşlemleri Yönetmeliği ve Genel Sağlık Sigortası işlemleri Yönetmenliği’ne uygun olarak yasal belge ve ekleri düzenlemesi gerekmektedir. Bu yazımızda, personel özlük dosyası hakkında merak edilen detayları ve gerekli bilgi/belgelerin neler olduğunu ele alacağız.

Özlük Dosyası Nedir?

İşletmelerin her çalışanı için ayrı olarak, çeşitli bilgi ve belgeleri içerecek şekilde hazırladığı, çalışana dair bilgileri içeren dosyalara özlük dosyası adı verilir. Bu dosya ile ilgili olarak 4857 sayılı Türk iş kanunu, 75. maddede personel özlük dosyası yönetmelik bilgisi “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” şeklinde belirtilmiştir. Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır konusu ise işletme yöneticilerinin veya İnsan Kaynakları departmanlarının bilmesi gereken belirli düzenlemeler ile yanıtlanmaktadır. Dosyanın nasıl hazırlanacağı noktasında ilk aşamada bilinmesi gereken husus ise dosyanın kapsam açısından eksiksiz olmasıdır. Her ne kadar özlük dosyası için belirlenmiş bir format bulunmasa dahi, kanunen belirlenen bilgilerin tamamı bu dosyada yer almak zorundadır.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

İnsan Kaynakları tarafından takibi yapılması ve eksiksiz bir şekilde hazırlanması gereken personel özlük dosyalarının zorunlu olduğu bilinmelidir. Çünkü hukuki açıdan gerekli olduğu durumlarda incelenebilir halde hazır olmalıdır. İş verenler tarafından, çalışanlarının işe başlangıcında talep etmeleri gereken belgeler, şirketler arasında farklılık gösterebilmektedir. Çalışan tarafından talep edilen belgelerin en geç işe başlandığı ilk gün teslim edilmesi talep edilir ve insan kaynakları da bu belgeleri kayıt altına alır. Personel özlük dosyası bulunması gerekenler bu evraklara ek olarak bazı belgeleri de içerebilir. Bu açıdan çalışan işe başlangıç tarihi itibarıyla bu evrakları ibraz etmek durumundadır ve yalnızca kayıt için değil daha sonra da evrakların takibi açısından özlük dosyasının oluşturulması gerekmektedir. Özlük dosyasının tutulmamasının da idari para cezası bulunmaktadır. Bu kapsamda iş verenlerin, İş Kanunu’nun 104. maddesi gereğince özlük dosyasında bulunması gereken belgeleri oluşturması gerekmektedir. Aksi halde 2021 yılı itibarıyla 3.064,00 TL tutarında para cezasına çarptırılırlar. Bu kapsamda genel kural itibarıyla personel özlük dosyası evrakları şu şekildedir:

Nüfus cüzdanı fotokopisi
Nüfus kayıt örneği
İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi
İş başvuru formu
İkametgah Belgesi
Sağlık raporu
Diploma fotokopisi
Adli sicil kaydı
2 adet vesikalık fotoğraf
Evli personelin evlilik cüzdanı fotokopisi
Evli personelin eşinin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı fotokopileri
Erkekler için askerlik durum belgesi
SGK işe giriş bildirgesi
Özel durumlarda olması gereken belgeler
Çalışanların teşvikten yararlanması durumunda teşvik belgesi
Engelli ise engelli raporunun aslı veya kopyası
18 yaşın altındaki çalışanlar için ebeveyn onayı
Yabancılar için çalışma izni kartı veya çalışma izni fotokopisi
Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan engellilik ödeneği alan çalışanlar için yazılı onay
Eski hükümlü, terör mağduru veya engelliler için İŞKUR başvuru kayıt belgesi
Çalışanın iş süresince özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler
Çalışanlar ile ilgili tüm resmi yazışmalar
İş kazası raporları
Hastalık izni ve iş göremezlik raporları
İmzalı bordrolar ve ödeme makbuzları
Performans değerlendirme formları
Ücretin kesilmesi ve neden belgesi
Geçici transfer için çalışanın onay belgesi
Yıllık ücretli izin, ücretsiz izin, ücretli izin belgeleri
Annelik izni, istirahat ve iş göremezlik raporu
Ücret artışı, terfi yazısı, transfer bildirimi vb. ilgili yazılar
Tutanaklar, uyarılar veya diğer disiplin cezaları
İşten çıkarken özlük dosyasında bulunması gereken evraklar:
İstifa dilekçesi
Çalışma belgesi
Fesih bildirimi
Haklı fesih durumu var ise bu durumu kanıtlayan belgeler
İşçiye noter tasdikli olarak yapılan bildirimler
SGK işten ayrılışı bildirgesi
İhbarname ve ibraname
Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar

Genel itibarıyla, personel özlük dosyasının gerekliliğini ifade eden kanun maddesi ile işçi özlük dosyasında yer alması gereken belgeler tek tek sıralanmamıştır ancak İş Kanunu ve diğer kanunlar kapsamında gerekli olan belgelerin ve kayıtların oluşturulamsı gerektiğine dair geniş bir ifade kullanılmıştır.

Personel hakkındaki bir diğer önemli konu olan yıllık izin hakkında daha detaylı bilgi alabilmek için Yıllık İzin Süresi Nasıl Hesaplanır? adlı blog yazısından bilgi alabilirsiniz.