Proje yönetimi, belirli bir zaman zarfı içerisinde yapılması gereken işlerin planlama ve programlama işlerinin yapılması ve bu sürecin uygun bir biçimde titizlik ile yürütülmesidir. Planlama ve programlamasının yapıldığı projelerin uygun ekip, uygun zaman ve olabilecek en düşük maliyet ile gerçekleştirilmesi proje yönetimi ile birlikte olur. Bu süreç beş ana başlıkta yürütülür. Bir projenin hayata geçebilmesinin ilk aşaması başlama evresidir. Ardından planlama , yürütme , takip etme/kontrol etme ve projeyi tamamlama aşamaları gelmektedir. Müşteriden gelen briefler doğrultusunda neyin, ne zaman, nasıl ve kimler tarafından yapılacağına karar verilmesi proje yönetiminin başlama evresinde yapılan işlerdendir.
Yapılan işin en uygun zaman diliminde, olması gerektiği gibi yapılması ve teslim edilmesi büyük önem arz etmektedir. Müşteri briefleri ilettiğinde yapılacak ilk iş, projenin yapılış aşamasında kimlerin rol alacağını belirlemektir. Ardından proje için uygun bir zaman aralığı belirlenir ve belirlenen zaman aralığında işin teslim edilebilmesi için hazırlanan planlama, uygulanmaya başlanır. Ekibe verilen zaman aralığında her zaman bir esneme payı bulunmalıdır ki olası bir durumda durumun telafi edilebilme şansı olsun.
Projenin teslim alınması ile birlikte projeyi tamamlayabilecek en uygun kişiler seçildikten sonra oluşturulan ekip ya da ekipler ile toplantılar yapılır. Sürecin nasıl işlemesi gerektiği bu toplantılarda proje yöneticisi tarafından anlatılır. Zaman çizelgesi ve projeyi yürütecek ekip ya da ekipler de belirlendikten sonra, gelen briefler doğrultusunda nasıl bir iş yapılacağı kararlaştırılır. En uygun, en doğru, en yaratıcı fikirler ortaya atılır ve bunların içerisinden de verilen briefe en yakın olanı uygulanır. Projeler her zaman tek bir ekip tarafından yürütülmez. Aşama aşama el değiştirmesi gereken projelerde, her bir ekip için ayrı zaman çizelgesi hazırlanması gerekmektedir. Bu evre planlama evresidir. Yapılan planlamaya uygun şekilde bir ekip bitirir ve diğer ekip projeyi devralır. Bazen de ekipler eş zamanlı olarak projeyi yürütür. Bu gibi projelerde, zaman çizelgesine esneme payı koymak hem ekiplere büyük kolaylık sağlar hem de projenin başarılı bir şekilde müşteriye ulaştırılabilmesinde önemli bir rol üstelenir. Kısacası projenin hazırlanma aşaması, yürütme aşaması olarak adlandırılır.
Proje yöneticisinin, projenin bütün aşamalarını tek tek ve dikkatlice takip etmesi gerekir. Başlangıç sürecindeki zamanlamayı doğru ayarlamalı, doğru yönlendirmeleri yapmalıdır. Bunların ardından ekip ya da ekiplerle koordineli bir şekilde çalışarak ortaya çıkacak işin müşterinin vermiş olduğu revizeye uygun olup olmadığına bakmalıdır. Bu aşama, takip etme/kontrol etme aşaması olarak adlandırılır. Takip etme aşamasının başarılı sonuçlanması olası vakit kayıplarının ve hataların önüne geçmeyi sağlar. Ortaya çıkan iş müşterinin istediğine ne kadar yakın olursa, müşteri tarafından gelebilecek revize de minimum düzeyde olur. Müşteriyi doğru anlamak bu nedenle proje yöneticisinin en elzem görevidir. Yanlış ya da eksik alınan briefler işin tamamlanma sürecini sekteye uğrattığı gibi harcanan emek gücünü ve maliyeti artırmaktadır. Bununla beraber de birlikte çalışılan müşterilere karşı bir itibar kaybı yaratmaktadır.
Planlama evresinden itibaren doğru ve olması gerektiği gibi yürütülerek teslim edilen projeler, başarılı proje yönetiminin ve uyumlu ekip çalışmasının sonucudur. Bu süreçleri başarıyla tamamlayan projeler, müşteriye teslim edilmesi ile birlikte resmi olarak kapanır ve arşivlenir. Teslim edildikten sonra müşteri tarafından revize istenen işlerde de yeniden bir proje planlaması yapılır. Bu defa büyük bir ekipten ziyade daha küçük bir ekip ile devam edilir. Revize istenen kısım hangi ekibi ilgilendiriyorsa o ekip revizeyi uygular. İstenen revizeler uygulandığında, müşteri ile yeniden iletişime geçilerek teslim edilir ve onayı alınır.
Tamamlanan her bir proje ile birlikte kendimizi değerlendirebilme, birbirimizle olan çalışma uyumumuzu görebilme fırsatını yakalamaktayız. Bir proje yöneticisi tamamlanan her bir proje ile birlikte ekibini daha da çok tanıyabilir ve her seferinde daha da doğru ekibi kurarak başarılı bir süreç yönetimi yapabilir. Ekipler içerisinde kimin hangi alanda daha başarılı, kimin daha eksik, kimin daha yaratıcı, kimin daha hızlı ya da kimin daha uyumlu çalıştığını görme fırsatını elde edebilir. Bu gibi gözlemler sonraki süreçlerde büyük avantaj elde edilmesini sağlar. Birlikte çalıştığı ekiplerin zayıf ya da güçlü yönlerine hakim olan bir proje yöneticisi doğru planlamalar yaparak hem başarıyla teslim edilen projelere imza atar hem de oluşabilecek bütün dezavantajların önüne doğru zamanda geçerek müşteriye karşı oluşabilecek kötü itibarı engellemiş olur.
Ekiplerin, ekiplerdeki kişilerin performans düzeyini, yaptığı işin kalitesini, işi teslim edebilme süresini gözlemleyerek sonraki zaman çizelgesini bu doğrultuda hazırlayabilir. Gözlem yeteneği olan bir proje yöneticisi, devamında gelen projelere çok daha fazla hakim olarak oluşabilecek zaman, emek ya da maliyet kayıplarının da önüne geçebilir. Yapılan her işte hata ya da risk payı az da olsa bulunmaktadır ancak doğru şekilde planlanarak yapılan her projede, bu durum minimum düzeyde tutularak proje sürecinin başarıya ulaşmasını kolay hale getirir.