Türk Ticaret Kanununda Ticari Defter Tutma Zorunluluğu tacirlerin genellikle ticari kısımın haricinde muhasebe ve mali verileri kontrolü kapsamında değerlendirmeleri gereken bir konudur.
Ticari defter, ticari işetmelerin mali durumunu, borçlarını ve alacaklarını, yaptıkları harcamaları, alınan kararları tuttuğu defterdir. Ticari defterler içeriğine göre çeşitlere sahiptir. Ticari defterlerin var olmasının sebebi ticari hayattaki güvenliğin sağlanmasıdır. Ticari defterler sayesinde ticari faaliyetler denetlenebilir. Tacirlerin ve şirketlerin işlerini takip etmesi açısından da ticari defterler önemlidir. Aynı zamanda ticari defterler uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilir.
Ticari defterin tutulması tacirin, kamunun ve yatırımcıların korunması açısından önem taşır. Türk Ticaret Kanunu’na göre ticari defter tutmak zorunludur. Tacirler, tacir sayılanlar ve sermaye şirketleri ticari defterleri tutmakla yükümlüdür. Anonim şirketlerde ticari defteri yönetim kurulu, kolektif şirketlerde ise yönetici ortaklarca tutulur. Ticari defter tutulması teknik bir konu olduğundan genelde mali müşavirler veya serbest muhasebeciler bu iş için yetkilendirilir.
Ayrıca defter tutma yükümlülüğü altında olan kişiler her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdürler.
Türk Ticaret Kanunu’nda ticari defterlerin nasıl tutulmasıyla ilgili ilkeler belirlenmiştir. Ticari defter tutacak kişiler bu ilkelere uygun, şekil şartlarını sağlayan şekilde tutmalıdır. Kanunda sayılan ticari defterlerin tutulmasıyla ilgili ilkeler şu şekildedir;
Tutulması zorunlu olan ticari defterlerin bazıları işletmenin muhasebesi ile ilgiliyken bazıları işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterlerdir. Ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olan tutulması zorunlu olan ticari defterler şunlardır;
Ticari işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan tutulması zorunlu olan ticari defterler ise şunlardır;
Günlük ticari işlemlerin dayandığı belge ve ispatların yer aldığı ticari deftere yevmiye defteri denir. Yevmiye defterlerinde ticari işlemler tarihi sırasına uygun olarak ve madde madde yazılır. Yevmiye defterine, günlük defter de denir. Yevmiye defterinde yer alan kayıtlar mutlaka bir belgeye ya da ispata dayanmalıdır, dayanaksız kayıtlar geçersiz olur. Yevmiye defterlerinde yapılan hataların düzeltilmesi mümkündür. Fakat yevmiye defterindeki kayıtların hatalı da olsalar silinmesi, karalanması, kaydın yer aldığı sayfanın koparılması mümkün değildir. Bu davranışları yapanlara ceza verilebilir.
Yevmiye defterine açılış ve kapanış tasdiki noterden yaptırılmalıdır. Bu tasdiklerin bulunmadığı yevmiye defteri geçersiz olur. Yevmiye defterine geçirilmesi gereken kayıtlar ancak haklı sebep varsa 10 günden fazla geciktirilebilir. Yevmiye defterinde bulunması gerekenler şu şekildedir;
Defter-i kebirin amacı yevmiye defterinde bulunan kayıtları alarak düzenli şekilde hesaplara dağıtmak ve hesaplarda tutmaktır. Yevmiye defteri kayıtların hesaplara dağılımının düzenli bir şekilde yapılması için yeterli bir düzene sahip değildir. Bu nedenle hesapların daha düzenli tutulabilmesi amacıyla defter-i kebir tutulur. Defter-i kebire büyük defter de denir. Defter-i kebire yapılan kayıtlar zamanında ve düzenli olarak yapılmalıdır. Defter-i kebirin açılış tasdikinin yapılması gerekir. Defter-i kebirde yer alması gerekenler şu şekildedir;
Tacirlerin tutması zorunlu olan defterlerden birisi de envanter defteridir. Envanter defterinde taşınmazlar, alacaklar, borçlar, nakit para ve diğer varlıklar eksiksiz ve gerçeğe uygun olarak gösterilir. Bunların değerleri envanter defterinde teker teker belirtilir. Envanter defterini düzenlemekle yükümlü olan kişiler bu defteri ticari işletmenin açılışında ve her faaliyet döneminin sonunda düzenlemelidir. Envanter defterinin tutulması Türkiye Muhasebe Standartlarına uygun şekilde yapılmalıdır. Envanter defterinin açılış onayının yapılması zorunludur. Envanter defteri ve defterdeki kayıtların dayandığı belgeler 10 yıl boyunca saklanmalıdır.
Anonim şirketlerde pay sahiplerinin, limited şirketlerde ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde ortakların kaydedildiği deftere pay defteri denir. Pay defterini tüccarlar tutmaz, sermaye şirketleri tutar. Pay defterine açılış tasdiki yapılması zorunludur. Pay defterinde şunlar yer alır;
Anonim şirketlerin yönetim ve temsil organı yönetim kuruludur. Yönetim kurulunun şirketin yönetimi, planlaması ve izleyeceği rota ile ilgili aldığı kararlar yönetim kurulu karar defterine işlenir. Yönetim kurulu karar defterinin açılış ve kapanış tasdikinin yapılması zorunludur. Anonim şirketlerin yönetim kurullarının kararlarının kaydedildiği yönetim kurulu karar defterlerin şunlar yer alır;
Anonim şirketlerde yönetim kurulunun yaptığı işi limited şirketlerde müdürler kurulu yapar. Müdürler kurulu aldığı kararları müdürler kurulu karar defterine kaydeder. Müdürler kurulu karar defterinin açılış ve kapanış tasdikinin yapılması zorunludur. Müdürler kurulu karar defterinde şunların yer alması gerekir;
Genel kurul, tüzel kişiliği olan ticari işletmelerin yönetim organlarındandır. Genel kurul toplantısında verilen kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Genel kurul toplantı ve müzakere defterinde toplantı esnasında sorular sorular, bu sorulara verilen cevaplar, sunulan teklifler, alınan kararlar ve yapılan itirazlar yer alır.
Limited şirketlerin yönetim organlarından olan müdür veya müdürler kurulunun işletmenin yönetimi ile ilgili aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebilir. Fakat ayrıca müdürler kurulu karar defteri tutuluyorsa bu kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez. Komandit ve kollektif şirketlerin yönetimle görevli ortakların veya bütün ortakların işletmenin yönetilmesiyle ilgili aldığı kararlar genel kurul ve müzakere defterine kaydedilir.
Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilen tutulması zorunlu defterler dışında Vergi Usul Kanunu’nda da ihtiyaca göre tutulacak defterler belirtilmiştir. Bu defterleri herkesin tutması gerekmez, yalnızca iş alanı gereği bu defteri tutma ihtiyacı olan kişiler tutar. Vergi Usul Kanunu’nda belirtilen defterler şu şekildedir;
Türk Ticaret Kanunu’nda belirlenen defterlerin tutulması zorunludur. Tacirler ve ticari işletmeler kendileri için belirlenen defterleri tutmalıdır. Defter tutmanın zorunlu olmasının sebebi ticari hayattaki güvenliğin ve dürüstlüğün sağlanmasıdır. Ticari defterler sayesinde gerçek durum ile kayıt altına alınan durum karşılaştırılabilir, bu sayede uyuşmazlıklar çözülerek ticari hayat daha sağlıklı devam edebilir.
Anonim şirketlerin tutması gereken defterler Türk Ticaret Kanunu’nda belirtilmiştir. Anonim şirketlerin bu defterleri usulüne uygun, dürüstçe ve açıkça tutması gerekir. Anonim şirketlerin tutması gereken defterler şunlardır;
Limited şirketlerin kanun gereğince tutması gereken defterler vardır. Bu defterler sayesinde limited şirketlerin iş ve işlemleri hakkında inceleme yapılabilir. Limited şirketlerin tutması gereken defterler şu şekildedir;
Defter tutma zorunluluğu olan tacirlerden kasıt birinci sınıf tacirlerdir. Tacirlerin birinci sınıf sayılması için bazı mali koşullar vardır. Bu koşulları yerine getiren tacirler birinci sınıf olur. Birinci sınıf tacirlerin tutması gereken defterler şunlardır;
Ticari defterlerin tasdik edilmesi defterlerin güvenilir olması açısından önemlidir. Defterlerin güvenilir kaynaklar olması ticari hayatın da güvenilir olmasını sağlar.
Ticari defterlerden yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, müdürler kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış tasdiki yapılması zorunludur. Yani tutulması zorunlu olan ticari defterlerin tamamına açılış tasdiki yapılmalıdır.
Ticari defterlerin kapanış tasdiki, açılış tasdiki gibi tüm defterler için zorunlu değildir. Kapanış tasdiki, yevmiye defteri, yönetim kurulu karar defteri ve müdürler kurulu karar defteri için zorunludur. Bu defterlere kapanış tasdiki yapılmalıdır.
Bazı defterlerin her hesap döneminde açılış tasdikinin yapılması gerekir. Her hesap döneminde yevmiye defteri, defter-i kebir, envanter defteri ve yönetim kurulu karar defterinin açılış tasdiki yapılmalıdır.
Ticari defterlere yapılacak olan açılış ve kapanış tasdikleri için belirli zamanlar öngörülmüştür. Buna göre açılış tasdiki ve kapanış tasdiki için öngörülen tasdik zamanları şu şekildedir;
Ticari defterlerin açılış ve kapanış tasdikleri noter tarafından yapılır. yani ticari defterlerin tasdik makamı noterdir. Fakat şirketlerin kuruluş sırasında ticari defterlere yaptırdıkları açılış tasdiki ticaret sicil müdürlüklerinde de yapılabilir. Bunun dışında yetkili tasdik makamının noter olmasının istisnası yoktur.
Ticari defterler ileride çıkacak uyuşmazlık ihtimallerine karşı tacirler ve ticari şirketler tarafından saklanır. Böylece geçmişteki işlemler de her zaman kanıtlanabilir halde olur. Ticari defterler son kaydın yapıldığı takvim yılının bitiminden itibaren 10 yıl süreyle saklanır. Yalnızca ticari defterler değil ticari defterlerde yer alan kayıtların dayanağı olan belgeler de bu süre boyunca saklanmalıdır.
Ticari işletmelerin hukuki uyuşmazlıklarında mahkeme ticari defterlerin incelenmesine karar verebilir. Bu inceleme uyuşmazlığın konusu olan defter kayıtlarıyla sınırlıdır. Ticari defterlerin ibrazında her zaman bir hukuki uyuşmazlık söz konusudur. Ticari defterlerin ibraz edilmesinin amacı hukuki uyuşmazlığın çözümünde delil olarak kullanılmasıdır. Mahkeme ticari defterlerin ibrazına hiçbir talep olmadan veya talep üzerine karar verebilir. Mahkeme ticari defterlerin ibrazına karar verdikten sonra taraflarında katılımıyla konuyla ilgili olan kayıtlar incelenir. Mahkemenin gerekli gördüğü hallerde ticari defterlerin inceleme konusu olan kısımlarının kopyası alınabilir.
Ticari işletmelerin malvarlıklarıyla ilgili bir uyuşmazlık olduğunda mahkemenin veya tarafların ticari defterlerin tamamını incelemesi için ticari defterlerin teslimi söz konusu olur. Anonim şirketlerde birleşme, iflas vb. durumlarda malvarlığıyla ilgili uyuşmazlıklar olduğu için ticari defterlerin teslimi istenebilir.
Tacirlerin ve ticari işletmelerin saklama yükümlülüğü altında olduğu ticari defterler hırsızlık veya afet sebebiyle kanunen saklaması gereken süre dolmadan ziyaa uğrarsa, yani kullanılamayacak hale gelirse, mahkemeden ziyaın öğrenildiği tarihten itibaren 15 gün içerisinde buna dair zayi belgesi talep edebilir. Ticari defterlerin ve belgelerin ziyaı hükümlerinin uygulanması için bunların yalnızca kullanılamaz hale gelmesi ya da yok olması yeterli değildir. Ayrıca tacirin dikkatli davranmasına ve gereken özeni göstermesine rağmen bu sonucun ortaya çıkması gerekmektedir. Yani tacir bu sonucun ortaya çıkmasında kusurlu olmamalıdır. Mahkemenin zayi kararı vermesiyle ticari defterleri ve belgeleri ziyaa uğrayan tüccar bunları ibraz etmemenin sonuçlarından kurtulur.
Ticari belgelerin ziyaı durumu afet ve hırsızlıkla sınırlı değildir. Tacirin defterleri saklamak için gerekli özeni göstermesine rağmen iradesi dışında kaybolmaları veya yok olmaları yeterlidir. Ticari defterlerin ziyai mahkemenin vereceği zayi belgesi dışında bir belgeyle ispat edilemez.
Ticari defterler ticari uyuşmazlıklarda tarafların lehine ya da aleyhine delil olabilir. Delil olarak sunulan ticari defterin aksi ancak yazılı bir belge ile kanıtlanabilir. Ticari defterlerin delil olarak kabul edilebilmesi için şu şartlar aranır;
Usulüne uygun tutulan defterler hem lehe hem aleyhe delil olarak kullanılabilir. Fakat ticari defterlerin kayıtlarının dayandığı belgeleri saklanmadıysa, kayıtları birbirini doğrulamıyorsa ve açılış ve kapanış tasdikleri yapılmadıysa yalnızca sahibi aleyhine delil olarak kullanılabilir. Sahibi aleyhine delil olarak kullanılan ticari defterdeki lehe olan kayıtlar dikkate alınmayıp yalnızca aleyhine olan kayıtlar dikkate alınabilir.
Ticari defterlerin lehe delil olması için bazı şartlar aranır. Şu şartlar sağlandığı takdirde ticari defterler lehe delil olarak kullanılabilir;
Karşı tarafın tuttuğu ticari defterlerin de lehe delil olarak kullanılması mümkündür. Fakat bunun için her iki tarafında ticari defterlerinin incelenmesi gerekir. Karşı taraf ticari defterlerini usulüne uygun ve eksiksiz olarak tutmadıysa bu durum defterlerini gereğince tutan kişi lehine delil sayılır. Karşı taraf ticari defterlerini ibraz etmezse kendi defterlerini ibraz eden taraf iddialarını ispat edilmiş sayılır.
Ticari defter tutma yükümlülüğü altında olan kişilerin bu yükümlülüklerini yerine getirmemeleri, ihlal etmeleri, halinde bazı yaptırımlar öngörülmüştür. Türk Ticaret Kanunu’na şu hallerde ticari defter tutma yükümlülüğünü ihlal edenler hakkında 4 bin TL idari para cezası uygulanır;
Kanunda ticaret defteri yükümlülüğü ihlal edenler hakkında adli para cezası ve hapis cezası öngörülen haller ve uygulanacak yaptırımlar ise şöyledir;
Ticari defter tutma yükümlülüğünün ihlali icra ve iflas hukuku açısından da bazı sonuçlar doğrurur. Ticari defterleri usule uygun olarak tutmayan tacirin ya da şirketin iflası taksiratlı iflas kabul edilir. Taksiratlı iflas halinde ise tacir hakkında 2 aydan 1 yıla kadar hapis cezası uygulanır. Bunun dışında ticari defterleri usulüne uygun olarak tutmayan tacirin ya da şirketin konkardato talebi esnasında borçlarını ödeyebilmesi için yaptığı süre talebi reddedilir.