Yapım işlerinde yapılan sözleşmeler nitelikleri itibari ile Türk Borçlar Kanununda yer verilen “Eser Sözleşmesi” niteliğindedirler.
Eser sözleşmeleri ise yüklenicinin bir eser meydana getirdiği iş sahibinin diğer bir ifade ile idarenin buna karşılık bedel üstlendiği sözleşmelidir.
Kamuya ait yapım işlerinde ihaleler 4734 sayılı kanun kapsamında yapılmakta ve 4735 sayılı kanun kapsamında da sözleşmeye bağlanmaktadır.
Yapılan sözleşmeler 4735 sayılı kanunda yer verilen düzenlemeler çerçevesinde Kamu İhale Kurumu tarafından ihale uygulama yönetmeliği ekinde yayımlanan (Ek-7) tip sözleşmeler dikkate alınarak yapılmaktadır.
Sözleşmelerde yüklenici tarafından gerçekleştirilen işlerin bedellerinin ödenmesi ile ilgili hakediş raporlarının düzenleceği ve hakediş ödemelerinde Yapım İşleri Genel Şartnamesindeki düzenlemelerin dikkate alınacağı hüküm altına alınmıştır.
Yapım İşleri Genel Şartnamesinde ise Geçici hakediş raporları ve Kesin hakediş raporu ve hesap kesilmesi olmak üzere iki farklı düzeyde hakediş raporunun hazırlanması gerektiği belirtilmiştir.
Ayrıca, hakediş raporlarının düzenlenmesi sözleşme türüne görede farklılık göstermekte olup, yapım işlerinde Anahtar teslimi götürü bedel, Birim fiyatlı ve Karma olmak üzere 3 farklı türde sözleşme yapılmaktadır.
Geçici hakediş raporları Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 39’uncu maddesindeki esaslar çerçevesinde yüklenicinin başvurusu üzerine, sözleşme veya eklerinde aksine bir hüküm bulunmadıkça her ayın ilk beş işgünü içinde düzenlenmektedir.
Yüklenici başvurmadığı takdirde idare, en çok üç ay içinde, tek taraflı olarak hakediş düzenleyebilir. Burada idarece üç ay sonra hakediş düzenlemesi gerektiği yönünde bir zorunluluk bulunmamaktadır.
Hakedişe esas iş tutarları yüklenici veya vekili ile birlikte Yapı denetim görevlisi tarafından yerinde tespit edilir.
Yapılan tespitler yapı denetim görevlisi tarafından hakediş raporlarına aktarılır.
Yapı denetim görevlisi tarafından düzenlenen hakediş raporu, yapı denetim ve yüklenici tarafından imzalanır ve idare yetkilisi tarafından onaylanır.
Hakediş raporunun işleme konulabilmesi için, yüklenici veya işbaşında bulunan vekili tarafından imzalanmış olması gereklidir. Yüklenici veya vekili, bildirilen günde, hakedişe esas ölçülerin alınmasında hazır bulunmazsa yapı denetim görevlisi ölçümleri tek başına yaparak hakediş raporunu düzenler ve yüklenicinin bu husustaki itirazları kabul edilmez.
Hakediş raporu düzenlendikten sonra bir hafta içinde yüklenici raporu imzalamazsa yapı denetim görevlisi, hakediş raporunu idareye gönderir ve rapor yüklenici tarafından imzalanıncaya kadar idarede hiçbir işlem yapılmaksızın bekletilir. Yüklenici hakediş raporlarını zamanında imzalamamış olursa ödemede meydana gelecek gecikmeden dolayı hiçbir şikayet ve istekte bulunamaz.
Hakediş raporu, yüklenici veya vekili tarafından imzalanıp idareye verildiği tarihten başlamak üzere en geç otuz gün içinde onaylandıktan sonra otuz gün içinde tahakkuka bağlanır. Bu tarihten başlamak üzere sözleşmesinde farklı bir süre belirtilmemiş ise on beş gün içinde de ödeme yapılır. Bu sürelerin gecikme olması halinde, yaşanan gecikmenin işe etkisi oranında süre uzatımı verilmesi durumu ortaya çıkmaktadır.
İdarece gerekli görülmesi halinde geçici kabul öncesinde gerçekleştirilen ancak hakediş raporlarına yansımayan imalatların bedellerinin ödenmesini sağlamak üzere bir defaya mahsus olmak üzere geçici kabulden sonra kesin kabule kadar ek geçici hakediş raporu da düzenlenebilir.
Birim fiyat esaslı ve Anahtar teslimi götürü bedel sözleşmelerde kesin hesap hakediş raporunun düzenlenmesine başlanması için işin geçici kabulünün yapılmış olması gerekmektedir.
Birim fiyatlı sözleşmelerde Kesin metraj ve hesaplarının yapıldığı sürece yüklenici veya vekili hesapların yapıldığı yerde bulunmak zorundadır. Aksi taktirde yapı denetim görevlisi tarafından tek taraflı olarak hesaplar yapılır ve idareye gönderilir.
Birim fiyatlı sözleşmelerde Kesin metraj ve hesaplar için öngörülen sürelere Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 40’ıncı maddesinde yer verilmiştir.
Buna göre yüklenici ve yapış denetim görevlisi tarafından 6 ay içinde Kesin metraj ve hesapların idareye sunulması gerekmektedir. İdare tarafından da 6 ay içerisinde incelenip onaylanması gerekir.
Yapı denetim görevlisi belirtilen süre içinde kesin hesapları idareye teslim etmediği takdirde, yüklenici kendi hazırladığı kesin hesapları idareye vererek incelenmesini ve onaylanmasını isteyebilir.
Kesin hesapların ve kesin kabul tutanağının idarece onaylanmasından sonra, bunlara ilişkin onay tarihlerinin sonuncusundan başlamak üzere en çok otuz gün içinde, idarece onaylanmış kesin hesaplara dayalı olarak, yapı denetim görevlisi tarafından kesin hakediş raporu düzenlenir. Ödeme süresine ilişkin şartlarda sözleşmede yer verilen süreler dikkate alınır.
Yapım İşleri Genel Şartnamesinin 39/4-e) fıkrasında; “Yüklenicinin geçici hakedişlere itirazı olduğu takdirde, karşı görüşlerinin neler olduğunu ve dayandığı gerçekleri, idareye vereceği ve bir örneğini de hakediş raporuna ekleyeceği dilekçesinde açıklaması ve hakediş raporunun “idareye verilen ……..tarihli dilekçemde yazılı ihtirazı kayıtla” cümlesini yazarak imzalaması gereklidir. Eğer yüklenicinin, hakediş raporunun imzalanmasından sonra tahakkuk işlemi yapılıncaya kadar, yetkililer tarafından hakediş raporunda yapılabilecek düzeltmelere bir itirazı olursa hakedişin kendisine ödendiği tarihten başlamak üzere en çok on gün içinde bu itirazını dilekçe ile idareye bildirmek zorundadır. Yüklenici itirazlarını bu şekilde bildirmediği takdirde hakedişi olduğu gibi kabul etmiş sayılır.” Düzenlemesi yer almaktadır.
Bu çerçevede gerek geçici hakediş raporlarında gerekse kesin hakediş raporlarında yüklenicinin varsa itirazlarını bu madde düzenlemesi doğrultusunda yapması gerekmektedir.