Özlük dosyası, işyerinde çalışan bütün çalışanların her biri için düzenlenen ve düzenlenmesi işverenler açısından yasal zorunluluğu olan bir yükümlülüktür. Özlük dosyasının içeriğinde çalışanlarla yapılan iş sözleşmeleri doğrultusunda kendilerinden temin edilen ve ayrıca muhtelif Kanunların gereği olarak işveren tarafından işçi adına düzenlenmesi gereken bilgi, belge ve evraklar bulunmaktadır.
YASAL YÜKÜMLÜLÜK OLARAK İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI
4857 sayılı İş Kanunu’nun“İşçi Özlük Dosyası” başlıklı 75. maddesinde; “İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.” hükümleri yer almaktadır.
İşverenler için işçi özlük dosyası düzenlemek yasal bir zorunluluk olup düzenlenmemesi halinde de idari para cezası uygulanması yönünde bir yaptırım uygulanmaktadır . İşçi özlük dosyası her işçi için ayrı düzenlenmesi gerektiğinden, özlük dosyası düzenlenmeyen her işçi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanacaktır. Ayrıca işverenin işçi özlük dosyasındaki bilgileri ifşa etmesi durumunda idari para cezaları yanında ayrıca TCK hükümlerine göre bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası gerektiren bir cezai yaptırım da öngörülmektedir.
Özlük dosyasının düzenlenmiş fakat içeriği belgelerin eksik olması durumunda özlük dosyası düzenlenmiş olduğundan idari para cezası uygulanmayacaktır. Ancak kanunca düzenlenmesi zorunlu olan belgelerin eksik olması ya da düzenlenmemesi halleri için belgenin türüne idari para cezası uygulanabilecektir.
ÇALIŞMA HAYATININ BİR GEREĞİ OLARAK İŞÇİ ÖZLÜK DOSYASI
Aşağıda daha detaylı olarak sıralanan belgelerin temin edilmesi ve/veya düzenlenmesi ve bunların “İşçi özlük dosyasında” muhafaza edilmesi, sonrasında karşılaşması muhtemel denetimlerde, davalarda işverenin elini güçlü kılacaktır.
Şunu da belirtmek gerekir ki; söz konusu belgeler sadece işe girişlerde değil işin devamında ve hatta işin sona ermesinde de düzenlenmesi gereken belgeler olabilmektedir. Bu belgelerin, doğru ve düzenli bir şekilde düzenlenip muhafaza edilmesi işverenler açısından önemlidir. Zira, işçi özlük dosyasında yer alan belge ve kayıtların delil niteliği bulunmaktadır.
İş Kanunu’nda işçi özlük dosyasında bulunması gereken belgelerin ne olduğu açıklanmamıştır. Bu nedenle kaba bir yorumla, işçi özlük dosyasının içeriğinde zorunlu ve gerekli belgelerin bulunması gereklidir denilebilir.Kanun hükmüne dayanan bilgi veya belgeler zorunlu belge; işverenin Kanunlardan kaynaklanan hak ve borçlarıyla alakalı bilgi ve belgeler ise gerekli belge olarak tanımlamak yanlış olmayacaktır.
Bu bağlamda işçi özlük dosyasında bulunması gereken belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür;
1- İşe Başvuru Formu
2- Hizmet Sözleşmesi
3- İşçi kimlik bilgileri, Nüfus Cüzdanı Sureti
4- İkamete Dayalı Nüfus Kayıt Örneği
5- İkametgah Belgesi
6- Mezun olduğu okul diploma fotokopisi
7- Sağlık Raporu
8- Kan Grubunu Gösterir Belge
9- Adli sicil kaydı
10- İki adet vesikalık Fotoğraf
11- Aile Durum Bildirimi Formu
12- Askerlik Durumunu Gösterir Belgeler
13- Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi 4/1-a (5510 md 8)
14- Sigortalı İşten Ayrılış Bildirgesi 4/1-a (5510 md. 9)
15- GSS Giriş Bildirgesi (yurt dışı çalışan işçi tarafından beyan edilecek)
16- SGK Sigortalı Bildirim Belgesi
17- Yabancı Uyruklu İşçi Çalışma İzin Belgesi
18- Ücret Hesap Pusulası (İşçi tarafından imzalanmış olmalıdır)
19- Referansları ve CV’si
20- Demirbaş Malzeme Teslim Belgesi
21-18 yaşından küçük çalışan var ise ebeveyninin muvafakatnamesi
22- Ücretsiz İzinler ve Yıllık Ücretli İzin İle İlgili Dilekçe veya Formlar
23- Yıllık Ücretli İzin Cetveli (4857 md 56)
24- Hizmet Sözleşmesinin Sona Ermesine İlişkin Düzenlenen Tutanaklar
25- Doğum Yapan Kadının 6 aylık ücretsiz izin talep dilekçesi
26- Doğum Yapan Kadının Emzirme izin talep dilekçesi
27- İş Kazalarında Yapılması Gereken İdari İşlemler ve İş Kazası Bildirimi SGK İş Kazası Tutanağı
28- Çalışma Belgesi (4857 Md 28)
29- Fazla Çalışma Onay Belgesi
30- İşe İzinsiz Gelmeme / İş Geç Gelme Tutanağı ve İhtarı
31- İstifa Dilekçesi
32- İbraname
33- İşe Gelmeyen İşçinin En Son Adresine Gönderilecek Noter Tebligatı İhtarname
34- Daha evvel İşten Çıkarılan İşçinin Tekrar İşe Alınma Daveti
35- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu uyarınca işçiye verilmesi gerekli eğitim ve bilgilendirmelerin belgeleri
36- İş Sağlığı ve Güvenliği ile ilgili gerekli araç ve gereçlerin verildiğine ilişkin işçnin İmzasını Taşıyan belgeler
Ayrıca İş Kanunu 109. maddesi uyarınca işçiye yapılacak tüm bildirimlerin yazılı olması gerekir. Bildirim yapılacak kişi bunu imzalamazsa, bu husus orada tutanakla tespit edilir. Tutanak en az iki kişi tarafından imzalanmalıdır. İşçiye yapılan bildirimlere ilişkin imzalı örnek veya imzadan kaçınmış ise düzenlenen tutanak eklenerek bunların da özlük dosyasında saklanması gerekir.
DİĞER ÖNEMLİ HUSUSLAR
a) Süreksiz işlerde yani 30 günden az süreli işlerde çalışan işçiler için özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü bulunmamaktadır. İş Kanunun 10. maddesi süreksiz işlerde özlük dosyasına dair 75. maddenin uygulanmayacağını düzenlemektedir. Bu bağlamda anılan kanun hükmü şu şekildedir; ‘Nitelikleri bakımından en çok otuz iş günü süren işlere süreksiz iş, bundan fazla devam edenlere sürekli iş denir. Bu kanunun 3, 8, 12, 13, 14, 15, 17, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 30,31, 34, 53, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 75, 80 ve geçici 6.maddeleri süreksiz işlerde yapılan iş sözleşmelerinde uygulanmaz. Süreksiz işlerde, bu maddelerde düzenlenen konularda Borçlar Kanunu hükümleri uygulanır’.
b) Özlük dosyalarının ne kadar süre saklanması hususunda iş mevzuatında bir hüküm bulunmamaktadır. SGK mevzuatına göre; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıl süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflas dairesi memurları ise görevleri süresince saklamak zorunlulukları bulunmaktadır. Bununla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği Mevzuatına göre de kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl saklanması icap etmektedir.
c) Diğer bir husus da; işveren işçi özlük dosyasında tuttuğu belge ve kayıtları, yetkili merciler tarafından istenildiği zaman ibraz etmek zorundadır (4857 md.75).
d) Çalışan için özlük dosyası düzenlenebilmesi için çalışan ile işveren arasında bir iş ilişkisinin olması şarttır. Bu ilişki kurulduktan sonra işveren için bu yüküm doğmakla birlikte böyle bir yüküm olmadan dosya düzenlenmesi suç teşkil edecektir. Diğer bir ifadeyle iş ilişkisi olmadan özlük dosyası hazırlamak TCK 135. madde gereği suçtur. TCK 135/1.maddesinde ‘Hukuka aykırı olarak kişisel verilerini kaydeden kimseye altı aydan üç yıla kadar hapis cezası verilir’ hükmü yer almaktadır.Rıza, hukuka uygunluk sebebidir, dolayısıyla işçinin rızasıyla arşive konulan özgeçmiş belgeleri hukuka aykırı sayılmazlar.
e) Önce rızasını bildirip sonradan rızasından vazgeçen işçinin özlük evraklarının arşivden kaldırılması gerekir. Aksi takdirde suç sayılır. Bu nedenle kesinlikle işçinin özlük evraklarının arşivlenmesi için işçinin açık ya da örtülü olarak rızası gerekir.
Sonuç olarak, işçi özlük dosyalarının düzenli olarak tutulması yasal bir zorunluluk olup aksi durumda ceza-i yaptırımı bulunmaktadır. Ancak, bu zorunluluk ve yaptırımdan daha çok bu yükümlülüğün bir tertip ve düzen içinde yerine getirilmesi, işverenlerin iş disiplinlerini sağlamaları, muhtemel olarak karşılaşacakları denetimlerde yahut davalarda belgeli ve delilli olarak daha hazırlıklı olmaları açısından kendileri için faydalı olacaktır.
Saygılarımla
Cenk Bartın
05.08.2019
Referanslar:
*
Sosyal Güvenlik ve iş Hukuku Uzmanı, E.SGK
Denetmeni
[1]
10.06.2003
tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanmıştır.
[2] http://archive.ismmmo.org.tr/Yayinlar/E_Kitap/isci_ozluk_dosyasi_2017.pdf , erişim:10.04.2019
[3] Erol GÜNER, “İşçi Özlük Dosyası Hakkında Bilinmesi Gereken Hususlar”, Yaklaşım , Haziran-2018, s.306
Yazarlar : ‘ERTUĞRUL GEZEN’