SGK eksik gün nedenleri ve kodları kişilerin çalışamadıkları günlerin sosyal güvenlik sistemi kayıtlarında gösteriliş biçimidir. Çeşitli nedenlerle çalışmaya iştirak edemeyen personellerin kaydı, kodlar üzerinden oluşturulur. SGK eksik gün nedenleri ve kodları bir mazeret bildirimi olarak da düşünülebilir.
Eksik günleri bulunan çalışanlar, yaşadıkları gelir kaybını bazı durumlarda telafi etme şansına sahiptir. Raporu bulunan çalışanlar, iş göremezlik ödeneğinden yararlanabilir. Herhangi bir mazeret bildirilmeden işe gelinmediği takdirde gelir kaybının telafisi mümkün olmaz.
Eksik gün bildirimleri işverenlerin yetkili kıldığı insan kaynakları ya da personel işleri birimleri tarafından yapılır. Eksik günleri SGK ’ya bildiren işverenlerin primleri bu günler düşüldükten sonra hesaplanır. Bu sayede daha az prim ödemesi yapan işverenlerin yanı sıra çalışanların durumunda da değişiklik olur.
Çalışanlar, prim gün sayılarının eksik olması nedeniyle kıdem tazminatı , emeklilik aylığı gibi haklardan mahrum kalabilirler. Öte yandan belirli bir prim ödeme gün sayısı şartı olan haklar konusunda da mahrumiyet yaşayabilirler.
SGK eksik gün olmasının nedeni; istirahat, disiplin cezası, gözaltı, tutukluluk vb. olabilir. Hangi duruma bağlı olarak bildirim yapıldığı kodlarla belirtilir. İşçinin ve işverenin hak kaybı yaşamaması adına bildirim kodlarının doğru girilmesi gerekir.
İstirahat, en sık kullanılan ve Sosyal Güvenlik Kurumu kayıtlarına geçen bildirim kodlarından biridir. Çalışanlar; hasta olduklarında, bir kaza geçirdiklerinde ya da farklı bir sağlık sorunu yaşadıklarında işe gidemez. Bu durumu her ne kadar işverene bildirseler de resmi kayıtlarda yer alması için rapor kullanmaları gerekir.
İstirahat raporu , sağlık hizmeti sunucu kurumlardan alınır. Devlet hastaneleri, aile sağlığı merkezleri rapor alabileceğiniz yerlerdir. Rapor, verildiği tarihten itibaren geçerlilik kazanır. Hekim uygun görmesi halinde sigortalıların sonraki günler için de istirahatini isteyebilir.
Çalışanlar çeşitli nedenlerle disiplin cezası alabilir. Disiplin cezasının nedeni; iş yerinde huzursuzluğa yol açacak davranışlar olabilir. Bunun yanı sıra eşyaya zarar vermek, işverene hakaret vb. birçok davranış disiplin cezasına yol açabilir.
Disiplin cezası verildiğine dair işveren tarafından belge düzenlenmelidir. Belgede disiplin cezasının nedeni, tanıkların imzaları yer almalıdır. Bu belge iş davalarında da kullanılabilir.
Gözaltına alınma ve tutukluluk, eksik gün nedenlerinden biridir. İnsanlar çeşitli nedenlerle gözaltına alınıp tutuklanabilir. Gözaltı sonrası savcı tarafından tutuklama istemiyle sanıklar, mahkemeye çıkarılır.
Kişilerin tutuklanması halinde işten çıkarılma gibi durumlar da söz konusu olabilir. Eğer tutukluluk hali çalışanın ihbar süresini geçecek şekilde olursa o zaman işten çıkarma yapılabilir.
Kısmi istihdam , işverenin çalışanlarla yaptığı iş sözleşmesiyle alakalı bir durumdur. Tam zamanlı çalışanlardan daha az süreli çalışan kişiler, kısmi istihdam kapsamında değerlendirilir. Burada eksik gün bildirimleri çalışma süresinden arta kalan zamanlar için yapılır.
Puantaj kayıtları, çalışma süresi hesabında kullanılır. Bu kayıtlar kullanılarak SGK’ya bildirim yapılması halinde ona uygun kod seçilmesi gerekir. Eğer işveren puantaj kayıtları koduyla eksik gün bildirimi yapıyorsa sigortalının imzasını taşıyan kayıtları sunmak zorundadır.
SGK eksik gün bildirimi yapmak için işverenlerin ilgili belgeleri, Sosyal Güvenlik Kurumuna teslim etmesi gerekir. Bunun için işverenin eksik gün bildirim formu adı verilen belgeyi doldurması gerekir. Öte yandan personellerin çalışmamasına neden olan durumlara ilişkin belgeler de kuruma teslim edilmelidir.
Bildirim sırasında eksik güne neden olan durum belirtilmelidir. Bildirim süresi belirli bir tarih ile sınırlandırılmıştır. İşverenler en geç ayın 30’una kadar bildirim gerçekleştirmek zorundadır. SGK eksik gün nedenleri ve kodları için bildirimler, elektronik ortamda kolayca yapılabilir.
SGK eksik gün kodları tabloda verilmiştir. Çalışandan durumuna ilişkin gerekli bilgileri edinen işverenler kodları, eksik gün bildirim formunda hatasız şekilde belirtmelidir. Bu sayede çalışanın neden eksik gün kaydı olduğu daha net biçimde anlaşılır.
| 01 – İstirahat | 13 – Diğer Nedenler | 25 -Diğer Belge/Kanun Türlerinden Gün Tamamlama |
| 03 – Disiplin cezası | 15 – Devamsızlık | 26 -Kısmi İstihdama İzin Verilen Yabancı Uyruklu |
| 04 – Gözaltına alınma | 16 – Fesih tarihinde çalışmamış | 27 -Kısa Çalışma Ödeneği ve Diğer Nedenler |
| 05 – Tutukluluk | 17 – Ev hizmetlerinde 30 günden az çalışma | 28 -Pandemi Ücretsiz İzin (4857 GEÇ.10.MD) |
| 06 – Kısmi istihdam | 18 – Kısa çalışma ödeneği | 29 -Pandemi Ücretsiz İzin ve Diğer Nedenler |
| 07 – Puantaj kayıtları | 19 – Ücretsiz doğum izni | |
| 08 – Grev | 20 – Ücretsiz yol izni | |
| 09 – Lokavt | 21 – Diğer ücretsiz izin | |
| 10 – Genel hayatı etkileyen olaylar | 22 – 5434 SK ek 76, gm 192 | |
| 11 – Doğal afet | 23 – Yarım Çalışma | |
| 12 – Birden fazla | 24 -Yarım Çalışma ve Diğer Nedenler |
SGK eksik gün formu doldurma örneğinde adım adım detaylardan bahsetmek gerekir. Belgenin ilk kısmında yıl, ay, sayfa no bölümü yer alır. Bu kısmı doldurduktan sonra ikinci kısma geçilir.
İkinci kısımda işveren numarası, iş yeri sicil numarası kısmı yer alır. İşveren numarası, şahıs şirketleri sahipleri için kimlik numarasıdır. Tüzel kişiliği olan kurumlar için vergi kimlik numarası kullanılır. İş yeri sicil numarası ise SGK kayıtlarında yer alır. Bu numara; iş kolu kodu, ünite kodu, iş yeri sıra numarası, il kodu, ilçe kodu, alt işveren kodu gibi kısımlardan oluşur.
Üçüncü kısımda işverene ilişkin adres bilgileri yer alır. Adres kısmı detaylı bir biçimde düzenlenmiştir. Bu kısım yine hatasız bir şekilde doldurulmalıdır.
Adres kısmı tamamlandıktan sonra sigortalılara ilişkin bilgilerin girilmesi gerekir. Sigortalılara ilişkin girilmesi gereken bilgiler şu şekilde sıralanabilir:
Son kısımlar ise işveren ve yetkili kişilerin imzalarından oluşur. İşveren tarafından eksik gün bildirim formu imzalanmalıdır. Aynı zamanda belgede mali müşavirin imzası ve kaşesi de yer almalıdır.
Belge, Sosyal Güvenlik Kurumuna teslim edildikten sonra teslim alan görevli tarafından en alt kısım doldurulmalıdır.
Sosyal Güvenlik Kurumu yetkilisi belgeye tarih ve sayı bilgilerini yazar. Son olarak adı soyadı, görevi yazarak ve imzasını atarak belgeyi teslim alır.
SGK eksik gün nedenleri, çalışanların mazeretli hallerinden kaynaklanır. Belirli mazeretleri bildirerek işe gelemeyen sigortalıların durumu SGK’ya işveren tarafından izah edilir. İstirahat, disiplin cezası, gözaltı, grev, lokavt gibi durumlar; SGK eksik gün nedenleri ve kodları arasında sayılabilir.
SGK eksik gün ödemesi geçici iş göremezlik ödeneği alma şartlarının oluştuğu durumlarda yapılır.
SGK eksik gün davası açmak mümkündür. Bunun için hizmet tespit davası açılır.